8 dicas para realizar reuniões rápidas e mais produtivas

As tarefas diárias consomem tanto tempo que, às vezes, temos a impressão que para realizar todas as atividades precisaríamos de 48 horas, certo? Errado!  Mesmo com as diversas atividades que acontecem diariamente, é possível organizá-las em seu cotidiano. Para isso, é necessário administrar a quantidade de tempo adequada para cada uma delas e também para realizar reuniões rápidas.

Uma atividade necessária e que está presente no dia a dia da maioria dos profissionais são as reuniões e saiba o que é preciso para realizar reuniões rápidas. Para que você realize reuniões mais assertivas, rápidas e produtivas, selecionamos algumas sugestões para otimizar seu tempo nessas ocasiões.

1. Saiba qual o objetivo de se reunir e esclareça a todos os participantes

Todos os participantes precisam chegar à sala de reunião sabendo do que estará em pauta. O ideal é que as pessoas se preparem com sugestões, relatórios e informações que baseiem as decisões que serão tomadas naquele momento, assim será possível realizar reuniões rápidas.

2. Escolha as pessoas que poderão contribuir da melhor forma

Para que esse encontro seja eficiente, o ideal é que líderes dos departamentos participem, passando para sua equipe o que foi definido na reunião em um outro momento. Desse modo ganha-se tempo.

3. Reserve um horário na sala de reunião

A reunião precisa acontecer em um lugar tranquilo, para que ninguém perca o foco e que não haja interrupções. Utilizar aquele espaço destinado a reuniões é a melhor opção.

4. Se atente ao horário e tempo de duração

O período da manhã é o mais indicado, pois todos estão com a cabeça fresca. A duração é outro fator importante e que precisa ser respeitado. Tenha em mente o tempo estimado que deseja gastar, mantenha o foco para que não se desvie do objetivo traçado anteriormente.

5. Prepare-se! Esteja um passo a frente

Você foi chamado para participar de uma reunião e já sabe o que será discutido, pois então, agora é hora de “arregaçar as mangas” entender o que estará em pauta e buscar soluções, sugestões para a questão.

6. Evite sermões e ironias, isso prejudica a produtividade da reunião

Mesmo que o estresse esteja a todo vapor, lembre-se que para o feedback dar resultado é preciso ser individual e quando estiver no controle de seu estado emocional, ou seja não é o local, nem o momento apropriado para isso. Ironia e sarcasmo bloqueiam a comunicação eficaz entre as pessoas, além de não fazer bem para a relação profissional com sua equipe.  Portanto para ter uma reunião produtiva, evite puxões de orelha e comentários improdutivos.

7. Conclusões

Você já participou de reuniões, nas quais o objetivo e próximos passos não ficaram claros? Para que aquele gostinho de dúvida não esteja entre os participantes, conclua fazendo uma retrospectiva rápida sobre o objetivo e quais são as próximas atividades a serem cumpridas.

8. Hora de fazer a ata, pois documentar é preciso

Após a reunião, reserve alguns minutos para documentar o que foi decidido e disponibilize esse documento para os demais participantes. Dessa forma todos saberão as próximas etapas evitando problemas de comunicação.

Com foco, disciplina e algumas técnicas de coaching você e sua empresa chega aos resultados mais rápidos e de forma mais eficaz.

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Brian Tracy é uma das maiores autoridades em coaching e negócios do mundo: em mais de 30 anos de atuação, passaram por suas palestras e seminários mais de 5 milhões de pessoas. Já atuou como coach e consultor em mais de mil empresas. Autor de dezenas de best-sellers, foi homenageado em 2011 com o Lifetime Achievement Award, concedido pela National Academy of Best Selling Authors. É fundador e CEO da Brian Tracy International, tem uma carreira de sucesso, principalmente nos setores de vendas e marketing, investimentos, desenvolvimento imobiliário, importação, distribuição e consultoria de gestão.

Flora Victória

Flora Victoria é fundadora da Sociedade Brasileira de Coaching, presidente da SBCOACHING Training e Mestre em Psicologia Positiva Aplicada pela University of Pennsylvania. Diretora educacional das empresas do SBCOACHING Group e founding fellow do Institute of Coaching (IOC) – órgão afiliado à Harvard Medical School dedicado ao avanço do coaching, Flora é considerada a maior especialista em psicologia positiva aplicada ao coaching do país. Seu trabalho precursor resultou na criação do primeiro treinamento de positive coaching do Brasil. Pioneira na condução de projetos de pesquisa e comprovação científica do coaching no país, tem contribuído significativamente para consolidar a credibilidade desse processo e estimular seu desenvolvimento no Brasil e no mundo.

Como trainer e master coach, Flora já participou da formação de mais de 45 mil coaches no Brasil. Responsável pelas parcerias internacionais firmadas pela SBCOACHING com instituições globais, Flora tem trazido para o Brasil o que há de melhor e de mais atual no coaching internacional. Flora representa a Sociedade Brasileira de Coaching como membro da Graduate School Alliance for Executive Coaching (GSAEC), instituição especializada no ensino acadêmico do coaching, e da Association for Coaching (AC), credenciadora internacional presente em mais de 50 países.

Escritora de obras que são referência no coaching mundial, Flora é coautora dos livros Personal & Professional Coaching®, Executive & Business Coaching®, Positive Psychology Coaching® e Career Coaching®, entre outros. Em parceria com Brian Tracy e Villela da Matta, escreveu Estratégias Avançadas de Vendas e Engajamento Total. Como parte de sua contribuição para o coaching global, Flora foi convidada a integrar uma equipe internacional cujo objetivo foi discutir e compreender a diversidade do coaching no mundo. Esse trabalho resultou no livro Diversity in Coaching: Working with Gender, Culture, Race and Age, lançado pela Association for Coaching (AC). Como especialista em coaching, negócios, liderança e psicologia positiva, escreve artigos para a Revista SBCOACHING, para a Revista Científica Brasileira de Coaching e para diversos portais.

Com graduações acadêmicas e especializações nas áreas de Governança Corporativa pela Harvard Business School, MBA pela FGV, Marketing pela ESPM e Tecnologia pela USCS, a expert em ciências comportamentais, Flora, aplica seu sólido conhecimento teórico e prático para contribuir com diferentes públicos na conquista de resultados e aumento de realizações.

Com uma experiência organizacional consolidada ao longo de 30 anos, antes de fundar a SBCOACHING Flora foi executiva da Claro e atuou em grandes empresas como Volkswagen, Ford e Bell South, nas áreas de planejamento estratégico, gestão de mudanças, governança corporativa, tecnologia e finanças. À frente da SBCOACHING Training™, dedica-se continuamente a expandir o portfólio de serviços e a elevar cada vez mais a qualidade e a eficácia do coaching.