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O que é administração: conceito e funções de um administrador

Compreender o que é administração, a origem do conceito e suas aplicações práticas é uma excelente estratégia se você deseja prosperar na liderança de empresas.
A realidade é que o êxito de um negócio está diretamente relacionado a uma excelente gestão.
Sem executivos bem capacitados, o sucesso da organização se torna muito mais difícil.
Isso vale especialmente para um país como o Brasil, no qual as incertezas econômicas prevalecem.
Conforme dados do Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística, divulgados pelo Valor Econômico em 2017, cerca de 60% das empresas fecham suas portas após cinco anos de atividade.
Mas muitas delas poderiam ser salvas com controle de custos, domínio financeiro, medidas efetivas na área de recursos humanos e olhar atento para as métricas e os números que envolvem a saúde do negócio.
Neste artigo, vamos apresentar o que é a administração de fato, qual a sua importância e como adotar as melhores práticas de gestão.
Siga a leitura e confira todos os insights que a SBCoaching reuniu para você.

O que é administração?   

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A administração é a área da ciência responsável por gerir os recursos humanos e materiais da empresa para extrair o maior valor de cada um deles.
Para isso, há quatro funções administrativas: planejar, organizar, dirigir e controlar.
Outro detalhe importante é que a ciência da administração tem o propósito de atingir a um fim específico.
Ou seja: trata-se de organizar uma estratégia e conduzir o plano de ação com o propósito de se alcançar a uma meta previamente definida.

Conceito   

Como você agora já sabe, o conceito de administração se refere a um amplo conjunto de princípios, práticas e técnicas empregadas com o objetivo de conduzir a ação de um grupo de indivíduos, com a finalidade de se chegar a um determinado resultado.
A atividade administrativa, em si, remonta aos primórdios da humanidade.
A necessidade de organização de sistemas de cooperação humanos fez surgir atividades administrativas ainda em meados de 5.000 anos a.C, na Suméria.
Mas o conceito científico de administração, como hoje o conhecemos, foi estruturado pelo engenheiro americano Frederick Taylor.
Ele é apontado como precursor da Teoria da Administração Científica.

Administração estratégica   

Agora que você já está familiarizado com a essência do conceito de administração, é possível avançar para uma reflexão mais aprofundada.
A realidade é que, muito mais do que seguir uma série de passos para chegar a um determinado desfecho, a atividade administrativa exige visão estratégica.
Isso engloba, naturalmente, habilidades de comunicação e expressão, um certo know-how de mercado e competências específicas de liderança.
Não basta apenas se prender a uma sequência de passos estruturados no papel.
Um verdadeiro administrador é um líder com visão, capaz de elevar a teoria à prática.
Ou seja, de construir e desconstruir conceitos e se reinventar diante das situações desafiadoras da vida real.

O que faz um administrador?   

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É muito difícil resumir em poucas palavras o que faz um administrador.
Para esse exercício, vale retomar as funções básicas da administração: planejar, organizar, dirigir e controlar.
Se você já ocupou esse posto dentro de uma empresa – ou se em algum momento decidiu tocar seu próprio negócio -, provavelmente já sabe que a atividade administrativa passa por diferentes setores.
Não se trata simplesmente de atender clientes, recrutar pessoas e gerir processos.
A própria burocracia está presente na rotina dos administradores.
Segundo levantamento publicado pela Endeavor, somente o processo de abertura de uma empresa no Brasil leva até 80 dias.
Embora a lista seja grande, é importante compreender em detalhes as principais tarefas de um administrador.
Então, vamos a elas!

Planejar   

Planejamento é uma palavra-chave da administração de negócios.
É de responsabilidade do administrador traçar um plano de ação para a concretização dos objetivos da empresa.
Ele ou ela é a pessoa responsável por analisar o cenário no qual a organização se encontra e desenhar os passos para levá-la ao patamar que deseja atingir.
A administração sem planejamento dificilmente traz resultados.
Afinal, se a empresa não sabe para onde ir, qualquer lugar serve.

Organizar   

Com um planejamento bem estruturado, a próxima etapa envolve a organização de pessoas e recursos.
Até porque, no papel, qualquer plano parece simples.
Desafiador mesmo é lidar com os percalços e imprevistos que surgem no caminho.
Daí a função de organização associada à gerência administrativa.
Controlar os processos e guiar as pessoas também faz parte do papel do administrador.

Liderar e controlar

Em sintonia com o tópico anterior, a função administrativa está extremamente relacionada à liderança.
A frase já é batida, mas a máxima é verdadeira: empresas são feitas de pessoas.
E resultados expressivos são inatingíveis sem equipes engajadas e motivadas.
Portanto, a administração também está muito ligada a competências relacionadas à mentalidade, inteligência emocional e motivação.
Todas elas são enfatizadas no processo de coaching executivo, que ajuda os coachees (os clientes do coaching) a aprimorar a comunicação, a negociação, a delegação de tarefas e outras habilidades necessárias a um líder.
Ficou interessado?
Ao longo do texto, vamos entender melhor como o coaching pode ajudar na administração de empresas.

Quais as principais áreas de atuação em administração?

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As principais áreas de atuação em administração são nos setores responsáveis por controle financeiro, recursos humanos e vendas.
Mas, como foi mencionado anteriormente, a atividade de administração não pode ser resumida de maneira simplória.
Administradores também podem atuar na definição de políticas corporativas, na coordenação de atividades de marketing, na organização de estoque e logística, na gestão de processos, entre outros.

Mercado de trabalho

Conforme os dados disponibilizados pelo IBGE, o Brasil possui 1.332.260 empresas registradas.
E, se você pensa em cursar um bacharelado em Administração ou aprimorar suas habilidades como gestor, a boa notícia é que dificilmente vão faltar oportunidades.
Afinal, independentemente do porte ou do setor de atuação, toda e qualquer organização necessita de um administrador.
Não importa se o foco da empresa é a venda de um produto ou de um serviço.
Uma liderança estratégica sempre vai ser indispensável.

Por que administrar é importante?   

Administrar é importante porque, assim como em qualquer área da vida, o planejamento faz parte da realização concreta de objetivos.
O Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae) identificou que, entre as causas por trás do fracasso de empreendimentos no Brasil, estão a falta de um planejamento estratégico e de uma pesquisa de mercado eficiente, incluindo o levantamento acerca de clientes e concorrentes.
Por um lado, as tecnologias emergentes parecem capazes de substituir a ação humana em determinadas funções administrativas; por outro, elas evidenciam ainda mais a necessidade da intervenção das pessoas em determinados processos.
Principalmente em termos de gestão de recursos humanos.
Por isso, para a formação de um líder, são necessárias habilidades sociais e a capacidade comportamental de lidar com frustrações de colaboradores, negociações com clientes, motivação da equipe de vendas, cobrança ao time da logística, entre outros.

Onde e como aplicar a administração?   

A administração pode ser aplicada nos mais variados processos e setores dentro de uma empresa.
Para que você compreenda melhor, abaixo, estão alguns exemplos de práticas administrativas em uma organização:

  • Gestão financeira: atuação no setor financeiro, controlando custos, reduzindo despesas, monitorando o fluxo de caixa, projetando o futuro e se precavendo para o pagamento e recebimento de contas
  • Gestão de processos: envolve monitoramento e controle de operações e recursos para a entrega de um produto ou serviço
  • Gestão de pessoas: em sintonia com o tópico anterior, o cargo de administração também é fundamental no que diz respeito à motivação de colaboradores e auxílio no recrutamento de pessoas alinhadas à cultura empresarial.

Como se tornar administrador?   

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A formação de um administrador pode começar com um curso técnico, mas dificilmente se encerra aí.
O próximo passo costuma levar à obtenção de um diploma de Ensino Superior na área.
E não para por aí, pois a realidade das organizações exponenciais exige cada vez mais dos profissionais de administração.
O Master in Business Administration, por exemplo, é um denominador comum entre administradores e empresários de sucesso.
Também são importantes formações de aprimoramento de capacidades e habilidades comportamentais e de desenvolvimento pessoal e profissional, como o coaching.

Perfil do administrador   

Não existe um único perfil de administrador.
Mas podemos elencar algumas características de administradores de sucesso.
Para Villela da Matta, um dos fundadores da Sociedade Brasileira de Coaching, verdadeiros líderes têm em comum os seguintes requisitos.

  • Capacidade de motivar e conduzir equipes
  • Desejo pelo autodesenvolvimento e vontade constante de aprender
  • Foco para definir prioridades e uma boa gestão de seu tempo
  • Automotivação para colocar planos em ação, com o intuito de tirar metas do papel.

A carreira em administração   

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A construção de uma carreira em administração é repleta de possibilidades.
Trata-se de uma escolha profissional que costuma oferecer oportunidades até mesmo para jovens.
O primeiro contato com o mercado de trabalho pode ocorrer ainda na faculdade, a partir de um estágio ou de um programa de trainee em empresas multinacionais.
Além da alternativa de crescer e assumir cargos de liderança dentro de uma empresa, a administração é um curso interessante para empreendedores.
Os conhecimentos adquiridos no processo de formação também são úteis para quem sonha com o próprio negócio.
É o caso de até dois terços dos brasileiros, segundo dados do Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE) divulgados pela Revista Exame.

Tarefas e responsabilidades de um administrador   

As principais tarefas e responsabilidades de um administrador dependem do setor e do cargo que ele ocupa dentro da organização.
Mas, de modo geral, envolvem:

  • Liderar e motivar colaboradores
  • Planejar os objetivos e as metas da organização
  • Organizar recursos materiais
  • Realizar o controle financeiro do negócio
  • Controlar fluxos de tarefas e projetos

O que se estuda em administração?   

No curso de administração, o estudante entra em contato com disciplinas das áreas de humanas e exatas.
A revisão de operações matemáticas e de cálculo é básica, mas necessária pela questão do planejamento financeiro.
Afinal, porcentagens, números e planilhas fazem parte da rotina da grande maioria dos administradores.
Em relação às disciplinas de humanas, entram em pauta aspectos mais relacionados às habilidades de comunicação, vendas e RH.
Já as competências relacionadas ao mindset podem, posteriormente, ser aprofundadas com uma formação em coaching.

Como é o curso de administração à distância?

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O formato do curso de administração à distância depende muito da instituição de ensino em questão.
Há faculdades que oferecem todas as disciplinas no formato EAD, por meio de uma plataforma própria, enquanto outras disponibilizam alguns módulos presenciais e outros à distância.
Os temas abordados na grade curricular, porém, não se diferem muito de uma graduação presencial.
A ideia da modalidade online é permitir o sistema self-paced – ou seja, a definição de um ritmo de aprendizagem por parte do próprio estudante.
Mas, no caso de cursos online, é muito importante verificar antes se a instituição é reconhecida e regularizada pelo Ministério da Educação (MEC).

Por que estudar administração?   

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Há quem diga que administração é um curso para pessoas que não sabem o que realmente querem.
No entanto, ao contemplar exemplos de lideranças de sucesso, facilmente percebemos que a formação administrativa está presente no currículo.
Jorge Paulo Lemann, Luiza Trajano e Gustavo Cerbasi são apenas alguns exemplos.
Estudar administração já é e vai ser cada vez mais importante.
A tecnologia transformou o mundo e, com ela, novos processos de gestão – como os métodos ágeis – entram em cena.
Daí a necessidade não somente de novos administradores, mas também de profissionais qualificados e atualizados.

Qual o investimento para se estudar administração?   

O investimento para estudar administração depende da instituição de ensino em questão.
Para cursar a graduação no Ensino Superior, conforme as informações coletadas pelo portal Guia da Carreira, as mensalidades podem variar entre R$ 200,00 e R$ 3.500,00.
Assim, o investimento total gira entre R$ 10.000 e R$ 170.000.
Mas isso também depende do número de disciplinas que o estudante deseja cursar a cada semestre.
Essa variação do custo é grande, principalmente, devido a fatores como localização da instituição, reputação dos professores, turno das aulas e tamanho da universidade.

Onde estudar administração?   

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Se você deseja estudar administração em uma instituição de Ensino Superior, o primeiro passo é se informar sobre a história e infraestrutura, a reputação dos professores e, claro, a grade curricular.
Uma dica interessante é procurar a nota atribuída pelo MEC ao curso que você deseja realizar.
Ela vai de 1 a 5 e avalia todos os aspectos mencionados acima.
Posteriormente, você pode aprimorar a sua formação com um MBA, workshops e cursos, para que permaneça atualizado diante das novas exigências do mercado.
O MBA em Coaching, oferecido pela SBCoaching, é estruturado justamente com esse propósito.

Melhores cursos de administração   

Há diferentes rankings que avaliam os melhores cursos de administração do país.
A avaliação do MEC é uma das mais respeitadas e bem conceituadas nesse sentido.
De acordo com os critérios de pontuação do órgão, reunidos pelo portal Quero Bolsa, os melhores cursos de administração do país são os seguintes:

Mas, afinal, como é o dia a dia do administrador?

O dia a dia de um administrador depende muito do cargo que ele ocupa dentro da empresa.
Se você pensa em empreender, prepara-se: é muito provável que seu dia a dia seja lidar tanto com questões de nível estratégico, quanto burocrático e operacional.
O tipo de atuação, pontualmente, depende da área na qual a empresa atua.
Mas, de forma geral, o administrador analisa custos, faturamento e mercado (e tudo o que seus números revelam) para tomar decisões.
Nessa função, ele lida com corte de gastos em determinado setor, falta de engajamento da equipe de vendas, excesso de burocracia nos processos internos do RH, entre muitos outros.

Trabalho administrativo e funções administrativas

Uma dúvida comum de quem pensa em cursar administração se refere às diferenças entre trabalho administrativo e as funções administrativas.
O trabalho administrativo diz respeito à realização de uma determinada função na área, como a assistência na gestão financeira ou gestão de recursos.
Já as funções administrativas podem ser enxergadas sob uma perspectiva mais ampla.
Afinal, elas englobam as mais diferentes formas de atuação ocupadas pelo gestor dentro da organização.
Em resumo, as funções administrativas são diversas, enquanto o trabalho administrativo está intrinsecamente ligado à prática.

História da administração

A história da administração, conforme foi mencionado previamente, remonta aos primórdios da humanidade – até 5.000 anos a.C.
No entanto, a prática como hoje a conhecemos é mais recente.
Max Weber, Henry Ford e Jules Henri Fayol foram os primeiros pensadores a estruturarem as funções básicas de um administrador: planejar, organizar, coordenar, comandar e controlar.
Essa definição veio a partir do contexto pós-Revolução Industrial, quando a ascensão de fábricas e empresas passou a exigir uma organização maior dentro das corporações.
No Brasil, a profissão foi regulamentada em 9 de setembro de 1965 – quando é celebrado o Dia do Administrador.

Teoria Geral da Administração

Teoria Geral da Administração (Editora Elsevier, 2000) é o nome de um livro que serve como base para o ensino da administração.
Por se tratar de uma área de conhecimento científico, há várias teorias que englobam processos administrativos.
A Teoria Geral da Administração, na verdade, envolve todos esses diferentes princípios e técnicas.
A obra faz uma revisão de todas as teorias existentes.
Tudo, claro, considerando as atividades administrativas desde seus primórdios até os dias atuais.

Mitos e verdades sobre administração

Agora que você já conhece um pouco mais sobre a história da administração e a aplicação dessa ciência na prática, vale a pena desmistificar alguns conceitos que ainda envolvem a profissão.
Veja, abaixo, algumas afirmações verdadeiras e falsas:

1. Administração é o melhor curso para quem ainda não sabe o que deseja fazer na faculdade

Mito.
É verdade que ele abre muitas portas, mas você vai ter que se dedicar bastante para garantir uma carreira promissora.

2. Para ser administrador, você precisa saber lidar com pessoas

Verdade.
O peso dessa afirmação depende da atividade administrativa, mas, em maior ou menor grau, você terá que saber como se comunicar e interagir.

3. Se você cursa administração, já tem emprego garantido

Mito.
O mercado é aquecido para administradores, de fato.
Mas a concorrência é ampla na mesma proporção.
Uma capacitação contínua, portanto, é indispensável.

E aí, você seria um bom administrador?   

Com tantas informações em mente, agora é o momento de se questionar: será que você tem o que é necessário para ser um bom administrador?
Se estiver disposto a aprender e tiver um mindset aberto para aprender com seus erros e investir em uma capacitação contínua, a resposta certamente é sim.
Afinal, mais importante do que ter uma boa faculdade no currículo, é se mostrar proativo, responsável e engajado.
Principalmente porque as transformações no mercado são cada vez mais velozes.
E as grades curriculares nem sempre se atualizam na mesma velocidade da tecnologia.
Por isso, ter jogo de cintura para lidar com os desafios da vida real é o vai fazer você se destacar.

Conclusão   

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Os próximos anos prometem ser promissores para os administradores.
Segundo dados da Agência Brasil, o país abriga cerca de 6 mil startups, que lidam com tecnologia e disrupção para obter dados acelerados.
Conforme dados do IBGE, os últimos meses de 2018 apresentaram contratações acima do esperado.
Em artigo publicado no LinkedIn, o economista Ricardo Amorim sinaliza que é bem provável que o crescimento do PIB em 2019 supere não apenas o deste ano, mas também a expectativa média, que atualmente está em 2,5%.
Ou seja, o mercado tende a aquecer.
Mas, conforme já foi destacado, você precisa estar preparado para prosperar com ele.
Por isso, vale lembrar: as formações da SBCoaching são elaboradas com o intuito de ajudar você nessa jornada.
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