As tarefas diárias consomem tanto tempo que, às vezes, temos a impressão que para realizar todas as atividades precisaríamos de 48 horas, certo? Errado!  Mesmo com as diversas atividades que acontecem diariamente, é possível organizá-las em seu cotidiano. Para isso, é necessário administrar a quantidade de tempo adequada para cada uma delas e também para realizar reuniões rápidas.





Uma atividade necessária e que está presente no dia a dia da maioria dos profissionais são as reuniões e saiba o que é preciso para realizar reuniões rápidas. Para que você realize reuniões mais assertivas, rápidas e produtivas, selecionamos algumas sugestões para otimizar seu tempo nessas ocasiões.

1. Saiba qual o objetivo de se reunir e esclareça a todos os participantes

Todos os participantes precisam chegar à sala de reunião sabendo do que estará em pauta. O ideal é que as pessoas se preparem com sugestões, relatórios e informações que baseiem as decisões que serão tomadas naquele momento, assim será possível realizar reuniões rápidas.

2. Escolha as pessoas que poderão contribuir da melhor forma

Para que esse encontro seja eficiente, o ideal é que líderes dos departamentos participem, passando para sua equipe o que foi definido na reunião em um outro momento. Desse modo ganha-se tempo.

3. Reserve um horário na sala de reunião

A reunião precisa acontecer em um lugar tranquilo, para que ninguém perca o foco e que não haja interrupções. Utilizar aquele espaço destinado a reuniões é a melhor opção.

4. Se atente ao horário e tempo de duração

O período da manhã é o mais indicado, pois todos estão com a cabeça fresca. A duração é outro fator importante e que precisa ser respeitado. Tenha em mente o tempo estimado que deseja gastar, mantenha o foco para que não se desvie do objetivo traçado anteriormente.

5. Prepare-se! Esteja um passo a frente

Você foi chamado para participar de uma reunião e já sabe o que será discutido, pois então, agora é hora de “arregaçar as mangas” entender o que estará em pauta e buscar soluções, sugestões para a questão.

6. Evite sermões e ironias, isso prejudica a produtividade da reunião

Mesmo que o estresse esteja a todo vapor, lembre-se que para o feedback dar resultado é preciso ser individual e quando estiver no controle de seu estado emocional, ou seja não é o local, nem o momento apropriado para isso. Ironia e sarcasmo bloqueiam a comunicação eficaz entre as pessoas, além de não fazer bem para a relação profissional com sua equipe.  Portanto para ter uma reunião produtiva, evite puxões de orelha e comentários improdutivos.

7. Conclusões

Você já participou de reuniões, nas quais o objetivo e próximos passos não ficaram claros? Para que aquele gostinho de dúvida não esteja entre os participantes, conclua fazendo uma retrospectiva rápida sobre o objetivo e quais são as próximas atividades a serem cumpridas.

8. Hora de fazer a ata, pois documentar é preciso

Após a reunião, reserve alguns minutos para documentar o que foi decidido e disponibilize esse documento para os demais participantes. Dessa forma todos saberão as próximas etapas evitando problemas de comunicação.

Com foco, disciplina e algumas técnicas de coaching você e sua empresa chega aos resultados mais rápidos e de forma mais eficaz.