matriz-impacto-esforco

(Por Fernando Colella) 

Um dos maiores desafios na gestão do tempo é o das escolhas pelas tarefas prioritárias. Quantas vezes você já se sentiu perdido diante de um mar de informações que chegam o tempo todo e uma quantidade sem fim de tarefas a serem executadas, não sabendo exatamente o que ou como priorizar? E nem sempre o que gostaríamos de fazer é realmente aquilo que temos de fazer. A procrastinação é uma das consequências desse conflito, estando quase sempre associada à falta de capacidade de planejamento e priorização. E se você é coach, sabe que esse é um dos problemas típicos que nossos clientes costumam trazer para as sessões, tanto no trabalho com indivíduos, como nas empresas.

matriz

Como lidar com essa questão em nossa vida pessoal ou profissional? Trata-se de um tema que uma infinidade de livros de autoajuda e artigos em revistas e blogs pretendem responder, e de fato há um sem número de técnicas e ferramentas com propostas para lidar com a dificuldade da priorização de tarefas. Em um passado recente, apresentei neste blog uma das abordagens mais conhecidas para trabalhar com essa questão, a Matriz Urgente x Importante, divulgada por Stephen Covey, que propõe a priorização das ações importantes em detrimento das urgentes.

Menos conhecida, mas não menos útil, hoje abordarei um outro modelo para gerenciamento de tempo: a Matriz Impacto x Esforço. Parecida com a ferramenta anteriormente apresentada, esta técnica também se baseia em uma grade composta por quatro áreas para a distribuição de tarefas entre elas. Neste caso, a ordenação deverá ocorrer de acordo com o esforço gasto em cada ação e o impacto que ela representa no projeto ou objetivo trabalhado. Em outras palavras, fazemos um levantamento das tarefas a serem executadas e as distribuímos pela matriz considerando a energia ou esforço despendido (horizontalmente) e o resultado ou impacto representado (verticalmente) para cada ação. A figura abaixo ilustra o modelo:

Artigo Fernando

Esta ferramenta poderá ser usada sempre que você ou seu cliente de coaching tiver projetos importantes ou muitas tarefas a cumprir. Também poderá ser considerada para o planejamento de atividades da semana ou de um dia de trabalho. A grande vantagem dessa técnica é a possibilidade de identificar os ganhos rápidos maximizando a produtividade, e assim poder priorizar as ações que trazem maiores resultados com menor esforço. Que tal gastar alguns momentos para construir uma estratégia assertiva das suas atividades programadas? Basta seguir os passos adiante:

1. Liste todas as tarefas que precisam ser realizadas na semana ou para a execução de um projeto.

2. Em seguida, distribua-as ao longo dos quadrantes da Matriz Impacto x Esforço.

3. Marque as ações prioritárias, aquelas que precisam impreterivelmente serem feitas logo ou que possuem um prazo curto para serem cumpridas. Localize em quais quadrantes elas se encontram.

4. Verifique então onde você tem utilizado a maior parte de sua energia, estabelecendo a porcentagem de tempo gasto em cada quadrante.

5. A partir desta análise, elabore uma estratégia para gastar o seu tempo de forma diferente, considerando novas ações ou mudanças de atitude que priorizem o primeiro quadrante, ou seja, baixo esforço e alto impacto.

Para elaborar uma boa estratégia, considere as seguintes dicas:

As tarefas do Quadrante I são as mais produtivas, por impactarem um maior resultado com menor esforço. Execute-as tantas quanto puder e, na medida do possível, procure priorizá-las para obter resultados mais rápidos e permanecer motivado. Tente se forçar a executar ao menos uma dessas atividades diariamente, pois seus ganhos rápidos servirão de incentivo para manter uma gestão positiva do tempo. Pergunte-se ainda se não existem tarefas que você tem evitado executar por parecerem difíceis, mas que poderiam perfeitamente fazer parte deste quadrante. Estas poderão ser priorizadas.

As ações do Quadrante II são importantes por trazerem resultados relevantes, mas com a desvantagem da difícil execução. É possível que a maior parte de suas tarefas se localizem nesta área, portanto é importante que você crie uma disciplina específica para elas. Procure fazer um bom planejamento, clareando os resultados desejados e o esforço exato a ser empreendido, e procure bloquear tempo na sua agenda especialmente para essas ações. Se possível, divida grandes tarefas em partes menores, gerando ações de baixo esforço que possam ser transferidas para o Quadrante I. Vale ainda identificar as tarefas que precisam ser concluídas antes de começar as próximas, pois estas precisam ser tratadas como prioridade.

As tarefas do Quadrante III precisam ser tratadas com cuidado, pois apesar do pouco esforço, seus resultados são de baixo impacto. Pergunte-se, em primeiro lugar, se essas ações são realmente necessárias. Em caso afirmativo, procure fazê-las em lacunas de tempo curtas, não maiores que 30 minutos. Aproveite um intervalo curto de tempo entre atividades maiores ou compromissos relevantes, ou ainda, se possível, execute-as quando estiver ocioso em alguma sala de espera. Graças ao baixo esforço deste quadrante, suas ações também podem ser úteis para aqueles momentos em que você está cansado ou sem energia, mas deseja se manter produtivo.

O Quadrante IV é certamente o mais crítico, pois não há nada mais desestimulante do que se dedicar a tarefas que exigem muito esforço e rendem pouco resultado. Mais uma vez, é importante questionar-se a respeito da necessidade de execução dessas ações. É possível que encontre alguns tópicos deste quadrante que podem ser descartados, mas caso se tratem de atividades imprescindíveis, considere se não podem ser delegadas a outra pessoa, ou se não existem formas melhores ou mais criativas de executá-las. Caso você seja a única pessoa apta ou disponível a realizá-las, tenha em mente que essas são as tarefas que exigem maior nível de concentração e foco, já que é muito fácil se desviar das ações pouco motivadoras. Procure desafiar-se a cumpri-las e considere se conceder um prêmio ao terminá-las.

A Matriz Impacto x Esforço é mais uma poderosa ferramenta de gestão de tempo e priorização de atividades, útil para coaches, líderes ou simplesmente para elaboração de planejamento pessoal. Gostaria de experimentá-la? Que tal contar-nos um pouco mais sobre suas impressões, sucessos e aprendizados com a utilização desta técnica? Boa semana!