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A organização de tarefas é uma das mais conhecidas técnicas de administração do tempo.

(Por Fernando Colella)

Dwight D. Eisenhower foi um general de cinco estrelas do Exército Americano que se tornou o 34º presidente dos EUA em 1953, permanecendo no exercício de seu mandato até o ano de 1961. A ele é atribuída a seguinte frase: “O que é importante é raramente urgente, e o que é urgente é raramente importante”.

A organização de tarefas, classificando-as como urgentes ou importantes, é uma das mais conhecidas técnicas de administração do tempo, a matriz urgente-importante. O conceito, conhecido como “Princípio Eisenhower”, foi reproduzido pelo Dr. Stephen R. Covey em seu famoso livro “Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes”.

Como o título sugere, Covey nos apresenta sete hábitos compartilhados por pessoas bem sucedidas em sua pesquisa, que contempla 200 anos de literatura sobre o sucesso. É no terceiro hábito (“primeiro o mais importante”) que o autor trata da priorização daquelas atividades mais alinhadas aos nossos valores e propósitos. Apenas podemos gerenciar nosso tempo e nos tornar mais assertivos em nossas ações, se soubermos priorizar o que é importante, em detrimento das urgências.

A partir da prática do segundo hábito (“começar com o objetivo em mente”), podemos reconhecer com mais facilidade as tarefas importantes, aquelas que devem ser resultados de nossas escolhas conscientes e ações planejadas. Para controlar as urgências, ou seja, aquelas atividades que exigem nossa atenção imediata, devemos nos dedicar ao primeiro hábito (“ser proativo”). É estando proativamente no comando da própria vida que podemos planejar nossas tarefas, fazendo escolhas mais alinhadas com nossos valores e evitando o estresse e a frustração típicos de quem vive apagando incêndios.

Para melhor conhecer a natureza de nossas ações segundo o “Princípio Eisenhower” e compreender onde de fato investimos o nosso tempo, Covey propõe uma ferramenta simples e eficaz: a Matriz Urgente-Importante. Trata-se de uma grade composta por quatro áreas, que nos permite dividir as tarefas de acordo com a importância e a urgência de cada uma. Basicamente, o que temos de fazer é distribuir todas as nossas atividades ao longo dos quatro quadrantes da matriz, de acordo com os critérios de urgência e importância indicados na figura abaixo:

matriz-urgente-importante

Para o Quadrante I irão todas as tarefas que são importantes, mas que por imprevistos, falta de prevenção ou má gestão do tempo, tornaram-se também urgentes. Incluem atividades como projetos atrasados, reuniões de última hora, crises ou mesmo emergências de saúde. Quando temos a maior parte de nossas ações localizadas nessa área, tendemos a nos sentir estressados e ansiosos, muitas vezes por vivermos apenas administrando problemas e nos movendo de uma crise para outra.

Quadrante II será composto pelas tarefas importantes, mas com tempo hábil para serem executadas. Por não terem o aspecto da urgência, é comum que acabem recebendo pouca atenção da maioria das pessoas, mas é o mais valoroso quadrante da matriz. Aqui permanecerão as atividades relacionadas ao planejamento estratégico, desenvolvimento pessoal e profissional, aumento de competências, avaliação de riscos, bem como quaisquer ações concernentes a uma boa qualidade de vida. O tempo gasto nesse quadrante é, em geral, de qualidade. A sensação de controle que as atividades planejadas nos proporcionam ajuda a lidar com a maioria dos problemas antes que eles surjam e a permanecer com foco no que realmente importa.

No Quadrante III serão incluídas tarefas urgentes, mas sem importância. Aqui residem as interrupções que, por vezes, nos levam a perder tanto tempo, como telefonemas que precisamos atender, reuniões sem importância, relatórios desnecessários, pessoas que temos de dar atenção imediata, ou mesmo checagem excessiva de e-mails. Quem tem grande parte de suas atividades nessa área tende a se sentir improdutivo e impotente diante de tantas demandas externas e da falta de controle sobre suas ações.

Por fim, para o Quadrante IV irão as atividades que não possuem urgência e nem importância. São as distrações, representadas por tarefas como trocas de mensagens irrelevantes, mau uso das redes sociais, televisão em excesso, jogos eletrônicos em momentos inadequados ou mesmo pensamentos de autocrítica. Geralmente é um tempo mal gasto, e em muitas ocasiões as ações desse quadrante se devem à procrastinação ou fuga. Quando dedicamos muito tempo a essa área da matriz, tendemos aos atrasos em nossos prazos e comumente utilizamos a falta de tempo como justificativa para não realizar as tarefas mais importantes. Cansaço, falta de energia e até depressão podem ser sintomas de quem tem a maior parte de suas atividades localizada nesse quadrante.

O mais importante aqui é fazer um inventário coerente de todas as atividades cotidianas e distribuí-las corretamente na matriz, para que possamos clarificar de que forma utilizamos o tempo e direcionamos nosso foco. Após concluída essa tarefa, devemos simplesmente nos questionar: em qual quadrante concentramos um maior número de atividades e dedicamos mais tempo? Pessoas eficazes e proativas gastam a maior parte do seu tempo no segundo quadrante, mas se esse não for o nosso caso, cabe uma reflexão sincera.

Se o nosso tempo estiver sendo utilizado predominantemente no Quadrante I, até que ponto nos deixamos ser escravizados pelas crises e como gerenciamos o estresse? Caso nossa vida esteja sendo monopolizada pelas interrupções do Quadrante III, não seria hora de aprender a dizer “não” para os outros? Mas se a maior parte das ações estiver concentrada nas distrações do Quadrante IV, que tal encontrar formas de dizer “não” para si mesmo? O último passo é fazer os ajustes necessários para priorizar as tarefas mais relevantes e se comprometer com as mudanças essenciais à meta.

Matriz Urgente-Importante é uma ferramenta poderosa de gestão de tempo e priorização de atividades, que pode ser utilizada por coaches, para ajudar clientes a serem mais focados e organizados, ou por líderes, para obter melhor desempenho de seu time. É um modelo simples o suficiente para ser utilizado também por não-profissionais interessados em melhorar sua vida produtiva ou mesmo para grupos fechados, em oficinas ou dinâmicas sobre produtividade pessoal.