PLANEJAMENTO VERTICAL - TÉCNICA SMART
(Por Fernando Colella)

Chegou a hora de tratarmos das três fases finais do nosso planejamento vertical para 2014. Se você ainda não leu a primeira parte deste texto, não deixe de fazê-lo antes de seguir em frente. Já tratamos das três primeiras fases de nosso voo imaginário com suas diferentes altitudes e perspectivas de foco: 50 mil pés (propósitos e princípios), 40 mil pés (visão) e 30 mil pés (metas). Agora é hora de abordarmos alturas mais baixas para cuidar de tudo que queremos manter e conquistar em pouco tempo: 20 mil pés (áreas de responsabilidade), 10 mil pés (projetos) e decolagem (ações).

Comecemos então pela quarta fase dos Horizontes de Foco, quando nos encontramos posicionados a 20 mil pés de altitude. Este é o momento de levantar nossas áreas de foco e responsabilidade. Ao contrário das metas, que representam coisas que queremos concluir ou realizar, aqui nos dedicamos a tudo que desejamos manter. Esta fase trata de algumas categorias focadas em áreas que somos particularmente responsáveis. Nosso compromisso com elas é o que nos motiva a assumir projetos e executar determinadas tarefas.

Em geral, nossa satisfação pessoal é maior quando conseguimos distribuir nossos projetos de maneira equilibrada pelas áreas de responsabilidade. Por exemplo, se nos dedicarmos a uma grande quantidade de atividades na área do trabalho e a nenhuma na área da família, possivelmente esse desequilíbrio trará alguma insatisfação. Assim, nesta etapa do planejamento vertical para o ano, a dica é simplesmente estabelecer quais áreas da vida devemos e queremos nos responsabilizar em 2014. Todos os projetos a que nos dedicarmos nos próximos meses derivarão de uma dessas categorias, e o grande desafio será manter uma harmonia entre elas. Para auxiliar na escolha de suas áreas de interesse, segue alguns exemplos:

  • Finanças
  • Saúde
  • Família
  • Trabalho
  • Carreira
  • Cônjuge
  • Filhos
  • Diversão
  • Estudo
  • Espiritualidade

Na quinta fase nosso avião voa baixo, a uma altura de 10 mil pés. Neste ponto nosso planejamento já prioriza um horizonte mais próximo, o dos projetos de curto prazo, ou seja, tudo aquilo que desejamos fazer e concluir dentro do período de um ano. De acordo com a definição do GTD, um projeto não é realmente algo que fazemos, mas um conjunto de passos que, ao serem completados, permite cruzar uma linha de chegada, ou seja, em algum ponto poderemos considerá-lo concluído. No contexto do planejamento anual, é somente neste momento que entra a famosa lista de objetivos para 2014. Mas o mais importante aqui é perceber que os projetos para o ano não são elaborados de forma aleatória, mas permanecem fortemente alinhados aos níveis mais elevados dos Horizontes de Foco.

Assim podemos nos dedicar de forma estruturada ao que é mais importante. Todos os projetos que constituem os 10 mil pés de altitude estão contidos em diferentes áreas de responsabilidade nos 20 mil pés. Cada área, por sua vez, indica algo em que precisamos focar para realizar nossas metas e objetivos maiores, que estão em uma altura de 30 mil pés. Essas metas representam um passo fundamental para realizar os grandes intentos de nossa vida, descritos nos 40 mil pés. E tudo isso deverá sempre ser orientado pelos propósitos e princípios fundamentais de cada um, descritos nos 50 mil pés de altitude.

TÉCNICA SMART

É importante ainda que os projetos para o ano sejam bem específicos, pois esse é o segredo de uma boa formulação de objetivos. Metas claras e bem direcionadas possuem chance muito maior de serem conquistadas do que as definidas de forma vaga. Vale aqui resgatar a conhecida técnica SMART, um filtro para validar a elaboração de objetivos de acordo com critérios de especificidade. Trata-se de um acrônimo da língua inglesa que nos lembra de crivos que temos de submeter nossos objetivos para garantir que sejam formulados de uma forma adequada. Os parâmetros a serem considerados são:

S – Specific (Específico)

M – Measurable (Mensurável)

A – Attainable (Atingível)

R – Relevant (Relevante)

T – Time-base Goals (Tangível)

SMART Planejamento Vertical - Propósitos e Princípios
Dessa forma, se quisermos assumir como uma das metas para 2014 “perder peso”, devemos perceber que, posto desta maneira, não se trata de um objetivo bem formulado. Para torná-lo SMART, poderíamos reelaborá-lo da seguinte maneira: “emagrecer 10 quilos até o dia 30 de maio”. Assim descrevemos um objetivo específico (“emagrecer”), mensurável (“10 quilos”), tangível (“30 de maio”), atingível (posso cumprí-lo de forma saudável no prazo estabelecido) e relevante (já que é importante para mim atingi-lo). Simples e eficaz! Para colocar a mão na massa neste estágio do nosso planejamento, procuremos considerar as seguintes questões:

  • Quais são os seus projetos para 2014? Faça uma lista com tudo que pretende concluir neste ano.
  • Em quais áreas de responsabilidade (20 mil pés) se encontra cada projeto listado (10 mil pés)?
  • Como você pode equilibrar melhor seus projetos do ano para que nenhuma área de responsabilidade fique sobrecarregada ou negligenciada? (Considere criar novos projetos, adiar alguns ou mesmo eliminá-los se não forem relevantes).
  • Como pode reescrever seus projetos tornando-os SMART?

Por fim, a última fase do planejamento vertical é a da Decolagem. Nesse estágio nosso avião ainda não ganhou altitude e permanecemos focados nas ações imediatas, no dia a dia. Se aos 10 mil pés cada projeto é constituído por um conjunto de ações necessárias para sua execução e conclusão, a decolagem diz respeito a essas tarefas propriamente ditas. Basicamente essa fase do planejamento simplesmente descreve listas de coisas a serem feitas em cada projeto. Por exemplo, se tomarmos como um de nossos projetos para 2014 a organização de uma grande festa de aniversário (10 mil pés), a fase da decolagem deverá prever as ações individuais que compõem esse evento: pesquisar salão de festas na internet, orçar buffet, preparar planilha de custos, enviar e-mails para os convidados, etc.

A decolagem é o estágio mais prático do planejamento vertical, pois nos permite estar a todo o momento focados na execução dos passos que compõem cada meta traçada para o ano. Se nas altitudes superiores dos Horizontes de Foco programamos eventos futuros, na decolagem começamos a agir desde já, pois nossas listas de tarefas devem ser acompanhadas diariamente. Uma boa decolagem ocorre quando percebemos que o que estamos fazendo neste momento, cada pequena ação, está positivamente relacionada ao caminho de futuro que traçamos para nós mesmos. Algumas questões para nos orientar neste ponto são:

  • Quais são as etapas necessárias para iniciar, manter e concluir cada projeto para 2014? Crie uma lista de ações para cada um.
  • Em qual período do ano você pretende executar cada item de suas listas? Torne-os tangíveis fazendo associações a datas do ano e programando-os em sua agenda.
  • Como tornar também as suas tarefas individuais SMART em sua descrição?
  • Qual é o próximo passo a ser dado a partir de agora?

Chegando até aqui, podemos nos parabenizar não apenas por dar um importante passo, planejando e organizando nossa vida produtiva para este novo ano, mas também por toda a preciosa reflexão sobre nós mesmos que este exercício pôde nos proporcionar. O planejamento vertical nos leva a uma profunda viagem introspectiva, pois ao encontrar respostas para os vários níveis de foco e as ligações entre eles, somos levados a nos questionar sobre onde temos investido nosso tempo limitado, e se estamos construindo a vida que desejamos e merecemos.

Se direcionarmos conscientemente nosso foco para ações relacionadas aos objetivos mais elevados que possuímos, ganhamos motivação para seguir em frente. Caso contrário, corremos o risco de viver como se estivéssemos em um barco à deriva, sem saber para onde estamos rumando. Vale a pena questionar: o que precisa acontecer em 2014 para que este ano fique marcado como o melhor que já vivemos? E que tal parar de procrastinar momentos de felicidade e começar a agir desde já para realizar tudo isso? Vale a pena nos desafiar? Um feliz melhor ano da vida para todos nós!