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Gestão de processos: o que é, benefícios e como implantar

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Você dá a devida atenção à gestão de processos na sua empresa?

Se a sua resposta foi negativa, é hora de se inteirar sobre o assunto.

Afinal, a gestão de processos é essencial para reduzir custos, elevar a produtividade e entregar mais valor para o cliente.

Isso faz toda diferença para a competitividade da empresa no mercado.

Por isso, esse tema deve ser uma preocupação constante do gestor, com o intuito de impulsionar o desempenho da organização e obter os resultados almejados.

Ficou interessado em aprender mais sobre o assunto?

Neste guia, vamos compreender melhor o que é gestão de processos, quais são os benefícios e como implementar na sua empresa.

Fique atento às dicas das próximas linhas e tenha uma boa leitura.

O que é gestão de processos?

Gestão de processos é uma disciplina de gestão que busca elevar o desempenho da empresa e otimizar resultados por meio da implementação de melhorias nos processos organizacionais.

Ela tem como objetivo analisar, padronizar e melhorar as operações, garantindo que todos os colaboradores participem ativamente dos processos e estejam comprometidos com a qualidade e a eficiência.

No livro Business process management: concepts, languages, architectures (Springer Science & Business Media, 2007), Mathias Weske afirma que a gestão de processos se baseia na observação de que cada produto que uma empresa fornece ao mercado é o resultado de várias atividades que ela efetua.

“Os processos de negócio são o instrumento-chave para organizar essas atividades e para melhorar a compreensão de suas inter-relações”, salienta o autor.

Além disso, o foco na gestão de processos concentra os esforços na conquista dos objetivos organizacionais, já que esse controle permite ganho de agilidade, adaptabilidade e eficiência.

Por que a gestão de processos é tão importante?

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A gestão de processos é fundamental para qualquer empresa, independentemente do segmento em que atua ou do seu porte.

Isso porque, sem ela, é praticamente impossível gerar um diferencial competitivo para o negócio.

Afinal, se os processos da empresa não estiverem bem alinhados, haverá um impacto negativo na entrega do serviço ou produto ao consumidor.

E se o seu cliente não estiver satisfeito com o que você entrega, ele irá optar pelo seu concorrente sem pensar duas vezes, não é mesmo?

A gestão de processos também é importante para que a empresa minimize riscos e erros e ainda implemente melhorias constantes nas suas atividades.

Além disso, a falta de um olhar atento à gestão de processos impede que a empresa usufrua de suas principais vantagens, como a redução de custos, o ganho de produtividade e a coerência em todas etapas produtivas da empresa.

Quais os benefícios da gestão de processos?

A gestão de processos proporciona diferentes benefícios. Confira cinco deles abaixo:

1. Redução de custos operacionais

A gestão de processos permite otimizar os processos e, consequentemente, reduzir os custos operacionais, como, por exemplo, quando ocorre a automatização de determinadas etapas.

2. Melhoria do produto

Se os processos são melhorados continuamente, há mais chances de o produto final atender às necessidades dos clientes.

E quando isso acontece, há um impacto direto na percepção do consumidor em relação à marca, o que se traduz como vantagem competitiva no mercado.

3. Alcance de objetivos organizacionais

Como você verá adiante, uma gestão de processos alinhada à visão estratégica da empresa permite alcançar os objetivos organizacionais.

Isso acontece porque, uma vez que você tem em mente as metas para o negócio, é possível adaptar os processos de maneira mais assertiva para atingir seus objetivos.

4. Ganho de produtividade

Otimização de processos é praticamente um sinônimo de produtividade e pode ser aplicada em todos os âmbitos da empresa.

Lembre-se: sempre é possível fazer mais com menos – e melhor.

5. Ganho de eficiência

Em um artigo para o site Business.com, o consultor de negócios Alex Espenson destaca que muitos processos têm desperdícios devido a vários fatores, como incapacidade de monitorar efetivamente o progresso, por exemplo.

“Dar uma nova luz aos processos ajuda as empresas a reconhecer e eliminar as ineficiências em benefício do resultado final”, aponta o autor.

Como implantar uma gestão de processos na empresa?

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Para implantar a gestão de processos na empresa, o primeiro passo é identificar os principais objetivos dessa ação.

É o que afirma Emma Harris, diretora de operações da Triaster, em um artigo para o blog da empresa, que tem foco em gestão de processos.

“Para obter a implementação do seu sistema de gestão desde o início, precisará saber o que está tentando alcançar, para que possa obter o sistema certo para você”, aconselha a autora.

O editor de conteúdo do site ProjectManager, Peter Landau, também recomenda, em um artigo, a identificação das dores da empresa.

Segundo ele, é preciso identificar quais pontos dos processos precisam de melhorias e, depois, analisá-los para entender o que está acontecendo de errado.

Outra dica para implantar a gestão de processos consiste em adotar um sistema de gestão automatizado que permita colher, armazenar e analisar dados referentes à organização.

Isso é essencial para que o gestor tenha uma visão ampla dos processos e embasamento para mapear o cenário da empresa.

Além disso, não se esqueça de promover a boa comunicação entre todas as áreas, pois isso ajuda na implementação de melhorias e na identificação dos pontos fracos dos processos.

Como o Coaching auxilia no desenvolvimento de uma gestão de processos eficaz?

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O coaching é uma metodologia bastante eficiente para a aplicação de uma gestão de processos eficaz.

Isso porque ele foca exclusivamente nas atitudes e nos comportamentos dos indivíduos.

Por isso, é válido tanto para o gestor quanto para os colaboradores da empresa.

O principal objetivo do coaching é desenvolver competências e habilidades comportamentais relevantes para as atividades desempenhadas pelo coachee.

Assim, se as pessoas que trabalham na empresa realizam o coaching, podem aprimorar a sua própria atuação, implementando melhorias e compreendendo a sua importância.

Nesse sentido, vale ressaltar que as técnicas de coaching auxiliam a compreender os pontos fracos e potencializar todos os atributos positivos do indivíduo.

Dessa maneira, crenças limitantes são superadas, e a conquista de objetivos se torna mais fácil.

O coaching também ajuda na melhoria da comunicação entre a equipe, favorecendo a troca de ideias e a colaboração.

Dicas para aplicar a gestão de processos

Confira algumas dicas que vão ajudar na aplicação da gestão de processos na sua empresa.

Visão geral de processo

Ter uma visão geral dos processos é fundamental para compreender o fluxo que eles seguem.

Isso permite que você tenha embasamento maior para identificar melhorias e gargalos que precisam ser trabalhados.

Aproveite para mapear os processos, identificando seus responsáveis e a atuação de cada um nas atividades.

Alinhamento com a visão estratégica da empresa

O alinhamento dos processos com a visão estratégica é primordial, uma vez que eles impactam diretamente os resultados obtidos pela empresa.

Uma vez que você tem uma visão estratégica bem estabelecida, fica mais fácil conduzir os processos e implementar mudanças que ajudarão na conquista dos objetivos organizacionais.

Definição de métricas

Estabelecer métricas é uma etapa fundamental da gestão de processos, justamente porque elas são responsáveis por mapear a eficiência e resultados de cada atividade da empresa.

As métricas fornecem dados relevantes para que você tome decisões sobre as melhorias e correções a serem feitas em cada etapa da produção.

ROI e performances

Aqui a dica é reunir dados sobre a performance de cada processo e medir o retorno sobre investimento (ROI).

Isso permite acompanhar a evolução dos processos e avaliar se os investimentos realizados em cada um deles estão, de fato, trazendo os resultados esperados pela gestão.

Envolvimento dos usuários-chave

Evite concentrar a gestão de processos apenas em si mesmo.

Além da atuação do gestor, é preciso envolver usuários-chave - pessoas que vivenciam os processos diariamente e têm conhecimento a respeito deles na prática.

Isso é importante para obter insights e sugestões relevantes de melhorias e identificar as falhas nos processos.

Competências da equipe de projeto

Identifique quais competências são necessárias para a equipe de cada projeto.

Afinal, a falta de qualificação pode impedir que o processo seja tão eficiente quanto o esperado.

Gestão de Processos e a tecnologia

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Cada vez mais, a gestão de processos se torna mais atrelada à tecnologia.

A seguir, entenda como e por quê:

Qual é a nova tendência sobre gestão de processos?

O Kissflow, software de gerenciamento de fluxo de trabalho, elencou algumas tendências para a gestão de processos em 2019.

Uma delas é a automação de processos por meio de bots.

A tendência, de acordo com o Kissflow, é que processos repetitivos e que seguem regras serão automatizados por meio de robôs que replicam a atividade humana.

Sua empresa usa ferramentas de gestão de processos organizacionais?

Utilizar ferramentas de gestão de processos facilita o acompanhamento das etapas e a obtenção de dados para a tomada de decisão.

Algumas delas incluem o ciclo PDCA, metodologia Six Sigma e gestão da qualidade total (TQM).

Se a sua empresa ainda não utiliza alguma ferramenta, é hora de implementá-la na rotina.

Gestão de processos para transformação digital

Orientar a gestão de processos para a transformação digital é uma forma de manter a sua empresa relevante no mercado e para os consumidores.

Processos automatizados são a chave para a transformação digital e permitem acompanhar as necessidades do público, que está cada vez mais inserido no ambiente digital.

Com isso, também é possível reduzir custos de operações e ainda deixar os processos da empresa mais ágeis.

BPM e a gestão de processos

BPM é a sigla para business process management, que em português significa gerenciamento de processos de negócio.

O seu objetivo é permitir que as empresas alcancem a otimização de processos, a eliminação de desperdícios e a entrega de valor.

E o que é BPMS?

Já a sigla BPMS significa business process management system, ou sistema de gerenciamento de processos de negócio.

Trata-se de uma ferramenta para mapear e monitorar os processos do negócio em busca da sua melhoria contínua.

Os BPMS são sistemas de software para a automatização do fluxo de informações entre as etapas dos processos da empresa, tornando-as mais eficientes e rápidas.

Por que automatizar com BPMS?

A automatização com BPMS é útil porque deixa os processos mais ágeis, elimina erros e a necessidade de retrabalhos e ainda gera dados importantes para o gestor.

Enquanto atividades burocráticas e de pouco valor agregado para o produto final são automatizadas, o gestor e os colaboradores podem se dedicar a tarefas estratégicas, que realmente tragam impacto ao que a empresa oferece ao consumidor.

Com a automatização, também é possível identificar quanto tempo leva cada processo da empresa, o que ajuda o gestor na busca por maior produtividade.

Passo a passo para uma boa gestão de processos

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Na sequência, veja um passo a passo para garantir a boa gestão de processos na empresa.

Otimize a gestão do tempo

Um dos pontos-chave para a gestão de processos é gerenciar o tempo de forma eficiente.

Analise de que forma é possível otimizar o tempo gasto com cada processo, assim como a quantidade de recursos utilizada.

Integre as áreas

Quanto melhor a comunicação entre os setores da empresa, maiores são as chances de identificar falhas nos processos e gerar ideias para otimizá-los.

Tome decisões rápidas

Definir prioridades, implementar mudanças nos processos, eliminar determinadas atividades e adicionar outras às dinâmicas da empresa.

Todas essas decisões fazem parte da rotina do gestor.

Por isso, elas devem ser feitas rapidamente para dar ritmo à gestão de processos.

Mas lembre-se de que, para isso, você precisa ter dados obtidos a partir de métricas que embasem as decisões.

Crie fluxogramas

Fluxogramas são representações visuais de processos que permitem mapear todas as atividades e etapas da produção.

Uma das vantagens dessa ferramenta é observar com clareza os gargalos do processo, identificando quais áreas precisam de mudanças.

Melhorar sempre

Mesmo que você considere os processos da sua empresa como eficientes, sempre há algo que pode ser melhorado.

E isso é essencial para que você se mantenha competitivo no mercado.

Invista em tecnologia e aposte em inovação

A tecnologia é útil tanto para automatizar processos quanto para mapear e analisar dados relevantes da produção da empresa.

E como você viu antes, a inovação deve ser uma preocupação constante do gestor para que a empresa se destaque perante a concorrência.

Quais os dois principais tipos de gestão de processos organizacionais?

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A seguir, saiba como funcionam os dois principais tipos de gestão de processos.

Gestão funcional de processos organizacionais

A gestão funcional tende a enxergar os processos da empresa de forma separada.

Com essa visão, o intuito é melhorar as etapas de cada setor individualmente.

Geralmente, cada colaborador realiza apenas a sua função e deve cumprir ordens dos líderes.

Gestão sistêmica dos processos organizacionais

Na gestão sistêmica, os processos organizacionais são vistos de forma integrada.

Nessa abordagem, o gestor considera a empresa como um sistema que se constitui a partir da interação de todas as suas partes, desde pessoas a departamentos.

Assim, o foco passa a ser a satisfação do cliente – e, em uma engenharia reversa, todos os processos necessários para entregar um produto ou serviço cada vez melhor.

Quais são as áreas do gerenciamento de processos?

Conheça a seguir as áreas do gerenciamento de processos, de acordo com as definições do BPM CBOK 3.0, um guia de gestão elaborado pela Association of Business Process Management Professionals (ABPMP Brasil).

Modelagem

A modelagem consiste na criação de representações de processos de negócios já existentes ou propostos.

O objetivo é criar uma representação que detalhe de forma precisa e completa o seu funcionamento.

Análise

Aqui entra a compreensão das atividades do processo e dos resultados obtidos em relação à capacidade de atender aos objetivos pretendidos.

Também são analisadas as restrições e rupturas que interferem no desempenho de cada um dos processos.

Desenho de processos

O desenho de processos é a definição formal de objetivos e entregáveis, conforme aponta o guia.

Trata-se de uma forma de organizar as atividades e regras imprescindíveis para o alcance dos resultados esperados.

Nessa área, é elaborado o fluxo do processo, considerando associação de competências, equipamentos e relacionamentos de atividades para executá-lo.

Desempenho de processos

O gerenciamento de desempenho de processos é designado pela ABPMP Brasil como a gestão em nível de fluxo de processo e em nível de fluxo de trabalho.

“No contexto de BPM, indica ainda que algum grau de gerenciamento de fluxo está ocorrendo para identificar atrasos e deslocar ou redistribuir trabalho, além de identificar problemas de qualidade”, diz o guia.

Transformação

A transformação avança sobre a melhoria de processos ou fluxos de trabalho.

De acordo com o guia, ela abrange redesenho, reengenharia e mudança de paradigma sobre um processo e da forma com que ele pode ser modificado.

Organização

A organização do gerenciamento de processos permite antecipar, planejar, preparar e conduzir o negócio.

Trata-se de uma organização estruturada e gerenciada em torno dos processos do negócio.

O papel do Coaching Executivo no desenvolvimento da empresa

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O coaching executivo é um bom ponto de partida para um reforço na gestão de processos da empresa.

Essa metodologia auxilia a compreender melhor a visão e os valores do indivíduo e da organização, traçar metas e objetivos de curto e longo prazo e esboçar um plano de ação prático, tanto para o gestor quanto para os colaboradores.

Ao longo dessa jornada, o coaching permite que o coachee perceba, cada vez mais, o seu papel dentro da gestão de processos da empresa.

Durante o coaching, o líder também vai descobrir habilidades, identificar pontos fracos e vulnerabilidades que precisam ser corrigidos e desenvolver competências importantes para a gestão.

Algumas habilidades que podem ser desenvolvidas pelo coaching executivo incluem visão sistêmica, capacidade de gerenciar o tempo e assertividade na tomada de decisão.

Conclusão

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Chegando ao fim deste texto, você já pode implementar a gestão de processos na sua empresa.

Para isso, construa uma boa comunicação entre os setores da empresa, adote ferramentas de gestão e mapeie quais mudanças precisam ser feitas em cada um dos processos.

O objetivo deve ser otimizá-los, reduzindo custos e aumentando a produtividade, para entregar um melhor serviço ou produto ao cliente final.

Mas, para isso, tenha consciência de que a gestão de processos precisa estar alinhada aos objetivos organizacionais.

De nada adianta fazer com precisão aquilo que não precisa ser feito, não é mesmo?

Nessa hora, o planejamento é essencial.

Por isso, se possível, recorra à metodologia de coaching para desenvolver competências relevantes para conduzir o negócio e capitanear essa jornada de otimizações e mudanças na organização.

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