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Descrição de cargos: o que é, como elaborar, exemplos e dicas

A descrição de cargos talvez pareça mera formalidade em uma empresa, mas não se engane.
A verdade é que se trata de uma ferramenta fundamental para o departamento de recursos humanos e para a gestão de pessoas como um todo.
Mais do que isso, suas definições impactam a empresa de forma geral.
Não há como um negócio sair do lugar sem ter bem claro o que cada compete a colaborador para atingir seus objetivos.
Afinal, ele opera como uma grande engrenagem: se um só funcionário não fizer a sua parte, o resultado pode ser comprometido.
Para o gestor, como direcionar tarefas se não sabe exatamente quais são as atividades esperadas do cargo?
Para o colaborador, como desempenhar bem suas funções se não sabe o que se espera delas?
Como veremos ao longo deste artigo, são indagações que se resolvem a partir da descrição de cargos.
Curioso para saber mais? Então, não deixe de ler até o final!

O que é uma descrição de cargos?

A descrição de cargos é um processo que detalha todas as posições dentro de uma organização.
Podemos dizer que é um registro escrito que serve para formalizar as atribuições dos cargos existentes em uma empresa.
A descrição de cargos deve ser dinâmica, com possibilidade de revisão de tempos em tempos, para que contemple a mudança das necessidades de uma companhia.

Por que fazer uma descrição de cargos?

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Realizar a descrição de cargos compreende uma estratégia para destacar tanto o perfil desejado para determinada função quanto as suas atribuições em si.
Dessa forma, tudo fica mais organizado e transparente para os envolvidos.
Como exemplo, o gestor tende a ter maior liberdade para orientar seu colaborador.
Afinal, as informações vão estar detalhadas em um só local.
Também o próprio funcionário ganha em segurança quanto ao que precisa ser feito.

Qual a importância da descrição de cargos?

A descrição de cargos é fundamental para o bom funcionamento de uma empresa.
Diversos processos, especialmente aqueles ligados ao setor de recursos humanos, dependem disso.
Mas para não restar dúvidas, vamos apresentar um exemplo prático.
Uma das situações que mais gera processos trabalhistas é de desvio de função, caracterizado quando o trabalhador desempenha uma atividade diferente daquela para a qual foi contratado.
Há casos em que uma simples descrição de cargos bem feita poderia resolver o problema de maneira preventiva, ou mesmo evitar que ele voltasse a acontecer.
Isso porque, mais uma vez, os dois lados vão estar cientes das atribuições exatas, sem espaço para sair delas.

Quais as aplicações de uma descrição de cargos?

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Além do recrutamento e de todas as fases que o compõe, incluindo as contratações e demissões, a descrição de cargos também pode ser aplicada na avaliação de competências e em processos de auditoria.
Veja como funciona:

Tudo isso é muito importante, mas existe algo fundamental para colocar em prática:
Você precisa de ter hábitos certos, que vão te colocar em ação.


Pensando nisso, criamos um material que vai te ajudar a ser mais feliz e realizado através de hábitos de sucesso.

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Continuando...

Recrutamento e seleção

Aplicada nessas estratégias, a descrição de cargos ajuda o recrutador a entender qual posto está vago, suas obrigações e principais atividades, para assim escolher o candidato com o perfil que melhor se encaixa com as necessidades da função.

Avaliação de competências

Colabora para que os gestores e profissionais de RH mapeiem as competências e habilidades mais importantes para o cargo em questão.
Desse modo, é possível fazer uma análise de desempenho mais assertiva, identificando aquilo que precisa ser melhorado.

Auditoria

A descrição de cargos é um documento básico para conseguir normas técnicas específicas, como a ISO 9001, por exemplo.
Ela serve como base para outras normativas, todas com uma série de requisitos para a certificação.

Quais as vantagens da descrição de cargos?

descricao de cargos quais vantagens
Se você ainda está em dúvida entre realizar ou não a descrição de cargos na sua empresa, vejas essas vantagens que separamos:

  • Uma gestão mais clara, organizada e transparente
  • Direcionar treinamentos com mais assertividade
  • Gerenciar planos de desenvolvimento individual
  • Realizar processos seletivos e recrutamentos baseados em competências
  • Promover um plano de carreira
  • Aumentar a produtividade
  • Valorizar o trabalho em equipe
  • Administrar promoções e salários de maneira técnica e eficaz
  • Resolver problemas de turnover
  • Criar políticas de atração para novos colaboradores
  • Transmitir a cultura e a identidade da empresa
  • Coordenar mudanças organizacionais frequentes, sempre atualizando as diretrizes conforme a dinâmica do mercado.

Qual é a estrutura de uma descrição de cargos?

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Falamos bastante da importância, das vantagens e de razões para realizar a descrição de cargos em uma empresa.
Mas você sabe o que esse registro deve conter?
Veja como deve ser a estrutura e verifique se a dos seus colaboradores está completa:

Identificação

É onde aparece o nome do cargo.
A ideia é ser o mais objetivo possível aqui, colocando o nome por completo e escrito de forma correta.

Organograma

O organograma é um esquema que mostra a estrutura hierárquica do cargo dentro da empresa.
Ele detalha quem são os superiores e os subordinados.
Ou seja, deixa claro quem deve se reportar a quem.

Missão do cargo

Explica qual é o principal objetivo do cargo.
O ideal é que traga também uma breve descrição, contando por que esse objetivo existe e qual é a sua abrangência.

Atividades do cargo

Diz o que fazer para atingir a missão determinada.
Ou seja, esmiúça todas as atividades que competem ao posto de trabalho, assim como aquelas que não devem ser desempenhadas por ele.

Experiência

Aborda a vivência profissional recomendada para ocupar aquele cargo.
Essa experiência pode ser descrita em tempo (anos no mercado) ou em função (tipo de trabalho desempenhado).

Formação acadêmica

Determina qual é o grau de instrução mínimo para assumir aquele cargo.
Precisa de ensino superior completo? Somente segundo grau é suficiente? Ou é uma atividade que exige pós-graduação?

Competências

Enumera quais são as principais habilidades necessária para atuar no cargo.
Essas competências podem ser tanto técnicas quanto comportamentais.

Treinamentos obrigatórios

Descreve se o cargo demanda algum tipo de preparação obrigatória para a atuação e qual deve ser ela.
Os treinamentos podem ser aplicados antes de o candidato assumir ou nas primeiras semanas depois de admitido.

Erros que devem ser evitados ao criar uma descrição de cargo

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Agora que você já conhece os principais elementos que devem aparecer em uma descrição de cargos, é importante tomar cuidado para não cometer erros comuns na hora de montar o seu.
Vamos a eles?

Usar a terminologia interna

Toda empresa tem a sua terminologia interna.
São siglas, abreviações e estrangeirismos que funcionam para o público interno.
No entanto, o público externo nem sempre vai compreender esse vocabulário todo particular.
Por isso, o recomendado é usar palavras e termos universais, que possibilitem o entendimento de todos.

Não envolver todos os setores responsáveis

Quando você vai criar ou alterar uma descrição de cargos, é indispensável envolver todos os setores responsáveis.
Até porque se o objetivo é deixar as especificações mais exatas o possível, todos diretamente ligados devem participar.
Ou seja, membros do RH e colaboradores com funções semelhantes às do cargo em questão podem e devem ajudar a refinar as exigências.

Não ser realista e usar linguagem discriminativa

Qual a razão de existir de uma descrição de cargos se não representar com exatidão aquilo que se espera de um profissional no desempenho de seu ofício?
Ser realista é o que se espera ao elaborar essa ferramenta de gestão.
Deixe idealismos de lado e foque no que realmente importa.
Cuidado também na hora de redigir os textos.
Certos termos podem ser interpretados como discriminatórios e excluir uma parcela da população ao cargo em disputa.
Tome como base a Lei 9.029, que diz que todo e qualquer acesso à relação de trabalho ou de sua manutenção deve se valer apenas de requisitos técnicos para admissão ou não de candidatos.
Qualquer outro parâmetro utilizado pode ser encarado como preconceito.

Não revisar regularmente

Assim como todo planejamento organizacional, a descrição de cargos carece de uma revisão periódica, que pode ser anual ou conforme a necessidade exigir.
O campo “competências” é o que merece mais atenção.
Dependendo da situação, habilidades podem ser adicionadas, retiradas e substituídas para uma maior adequação à realidade.

Exemplos e modelos de descrição de cargos

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Você pode tanto montar a sua descrição de cargos de maneira bem separada, com todos os elementos estruturais descritos mais acima e em destaque, como agrupá-los conforme o modelo abaixo.

  • Identificação: nome do cargo
  • Sumário do cargo: todas as funções relevantes e que são relativas à missão do cargo
  • Relações: é um organograma mais completo, que estabelece todas as relações de trabalho – internas e externas
  • Qualificações: agrupa os elementos como experiência, formação acadêmica, competências e treinamentos obrigatórios
  • Responsabilidades: funciona como uma descrição mais detalhada das atividades a serem desempenhadas.

Dicas para a descrição de cargos

Você pode montar a descrição de cargos se baseando em diferentes modelos.
Mas aqui vão três dicas valiosas no processo.

1. Escolha o método de coleta de dados ideal

Existem basicamente três formas de coletar os dados para descrição de cargos: observação local, questionário e entrevista.
Cada uma delas tem os seus pontos fortes e fracos, então, cabe a você escolher aquela que satisfaça mais as necessidades da empresa.
As duas últimas levam em conta também a opinião de terceiros.
Mas nada impede que você utilize mais de um dos métodos e até os três.

2. Realize uma descrição de cargos atraente

Quando voltada para o recrutamento, a descrição de cargos tem que ter uma característica importante: ela precisa chamar atenção, para além de informar.
O segredo está em adequar o tom da mensagem para o seu público.
Se é uma vaga para um candidato sênior, a formalidade pode ser a melhor opção.
Agora, se é para um estagiário ou júnior, você pode fugir um pouco da rigidez padrão e ir para um lado mais descontraído – claro, sem exageros.

3. Decida a melhor forma de divulgar

A linguagem também está muito atrelada ao canal no qual a descrição de cargos vai ser veiculada.
Por isso, a decisão na hora de escolher a melhor plataforma de divulgação também é importante.
Os canais mais acessados para esse fim são as redes sociais, páginas de vagas de empregos e os próprios sites das empresas, especialmente na aba “trabalhe conosco”.

Qual a diferença entre cargo e função?

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Para não repetir uma palavra, é natural buscar um termo semelhante e usá-lo em substituição.
Mas a verdade é que as palavras nem sempre querem dizer exatamente a mesma coisa. Esse é o caso de “cargo” e “função”.
O primeiro é nome dado à posição ocupada por determinado colaborador na empresa, como gerente de recursos humanos.
Já a função é o conjunto de atribuições que a pessoa, em um cargo específico, possui.
Para seguir o mesmo exemplo, no caso do gerente de RH, seria administrar, distribuir tarefas e avaliar resultados.

E a diferença entre descrição de cargo e análise de cargo?

Outra diferenciação importante a fazer é em relação à descrição e à análise de cargo.
Como já falamos bastante da primeira, vamos nos ater mais à segunda.
Na verdade, a análise de cargo é um complemento da descrição.
Depois de ter feito o detalhamento, é preciso verificar se as responsabilidades necessárias correspondem às funções exigidas.
Ou seja, esse segundo processo nada mais é do que uma avaliação das atribuições mais importantes para que um colaborador ocupe o referido cargo.
Alguns elementos devem ser levados em conta para realizar uma análise de cargo mais eficaz.
São eles: habilidades comportamentais, força física (dependendo do cargo), deveres e condições de trabalho.

Importância da análise de cargo

Assim como reunimos alguns benefícios de realizar uma descrição de cargos, também separamos três dos principais motivos que ressaltam a importância de analisar os mesmos.
Confira:

  • Melhorar o regime de contratações, recrutando candidatos capazes de desempenhar bem as funções de seus cargos
  • Realizar um planejamento de crescimento alcançável, com metas realistas e factíveis com a realidade da sua empresa e o potencial dos seus colaboradores
  • Oferecer aos gestores um norte para todas as suas ações.

Etapas do processo da análise de cargo

Para facilitar o processo de análise de cargo, ele pode ser dividido em etapas.
Assim, é possível montar uma lógica que faça sentido para o seu trabalho.
Observe esta sugestão:

Exame mais geral

Observar, de forma mais ampla, a estrutura e a organização de cada cargo, para depois definir quais dados necessitam de uma atenção especial.
Algumas informações precisam ser atualizadas com uma frequência maior, e é justamente isso que esse primeiro panorama vai apontar.
Essa etapa ajuda a montar um planejamento de ações do RH, que pode, aos poucos, definir um cronograma a ser seguido.

Entrevista com os colaboradores

Depois da análise preliminar, você já pode chamar, separadamente, alguns colaboradores para conversar e tirar dúvidas a respeito da sua descrição de cargo.
Quanto tempo de experiência atuando na área ele tem? Quais funções ele acumula? Durante o seu contrato com a organização, ele mudou alguma vez de posto?
São exemplos de perguntas que podem colaborar para um entendimento maior da situação e garantir que nenhuma informação se perca pelo caminho.

Descrição das tarefas diárias

Após a entrevista, é recomendado descrever cada uma das atividades desenvolvidas diariamente e que se repetem na rotina do cargo.
Procurar responder perguntas como: o quê, como, quando e por que determinada tarefa é feita.

Organização dessas tarefas

Algumas das atividades descritas anteriormente se repetem mais que outras ou têm uma importância maior para atingir aos objetivos do cargo.
Portanto, o próximo passo é organizar as tarefas conforme alguma ordem específica.
Essa sistematização pode acontecer de diferentes formas.
Duas delas já foram trazidas – a repetição e a importância de cada ação – e a outra pode ser a ordem cronológica. Ou seja, a sequência que elas realmente se seguem.
Também é importante determinar uma frequência na realização dessas tarefas, sobretudo para medir a produtividade.
A periodicidade pode ser semanal, mensal, semestral ou ter algum outro parâmetro que faça sentido para a lógica da empresa.

Especificações do cargo

Cada cargo tem as suas especificações e não pode haver duas ocupações diferentes que desempenhem exatamente as mesmas funções.
Por isso, é importante delimitar o que cada cargo tem de característico.
Alguns podem ser mais braçais e outros mais intelectuais. E ainda há aqueles que exigem mais trabalho em equipe.
Enfim, tudo tem que estar no papel.

Como o coaching pode ajudá-lo com este processo?

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Como vimos ao longo de todo o texto, a descrição de cargos é composta por vários elementos.
Mas talvez aquele que se destaque perante os demais seja o das competências.
Esse campo vai ser o decisivo na hora de contratar o candidato ideal ou mesmo de fazer uma análise de desempenho.
E é justamente aqui que o coaching se insere.
Afinal, a metodologia de desenvolvimento humano dá suporte para que os coachees atinjam seus objetivos justamente a partir da maximização de competências comportamentais.
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Desenvolvendo competências

Se a ideia é desenvolver competências, é fundamental entender o que o termo significa e quais pilares estão relacionados ao processo.

Os pilares da competência

  • Habilidade: é a aptidão que você tem para desempenhar determinada função dentro de uma empresa. As habilidades podem ser desenvolvidas e aprimoradas de diversas formas – a metodologia de coaching, por exemplo, é uma delas
  • Conhecimento: são as informações registradas e assimiladas pela sua mente. Ninguém sabe de tudo. Logo, você sempre deve estar aberto para aprender coisas novas. O conhecimento pode vir através de leituras, experiências e treinamentos, por exemplo
  • Atitude: é o que você deseja fazer com os dois pilares anteriores. A sua maneira de reagir perante as situações de rotina do seu ambiente de trabalho é a representação da sua atitude.

A importância da empresa ter seu próprio dicionário de competências

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As competências necessárias para ocupar o mesmo cargo em outra empresa não são necessariamente as da sua organização.
Cada negócio tem as suas particularidades e é fundamental estabelecer quais vão ser os seus critérios para avaliar se os candidatos têm ou não o perfil ideal.
Por isso, é importante criar uma relação de todas as competências que estão presentes nas descrições de cargo, sempre com uma breve conceitualização do que elas significam.

Conclusão

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Como vimos neste artigo, a descrição de cargos é uma ferramenta de gestão fundamental para o sucesso de uma empresa.
Depois do conhecimento que adquiriu na leitura, é hora de colocar todas as dicas em prática no seu negócio.
Mas, antes disso, que tal compartilhar com a gente um pouco da sua experiência sobre o assunto? Deixe o seu comentário!