GUIA DO E-MAIL CORPORATIVO - O QUE É E-MAIL CORPORATIVO?

Rápido e prático, ele garante agilidade na troca de mensagens e no envio de arquivos.

E-MAIL CORPORATIVO

O e-mail é um dos meios de comunicação mais utilizados no ambiente de trabalho. Rápido e prático, ele garante agilidade na troca de mensagens e no envio de arquivos, mantendo todas as conversas e solicitações de serviço armazenadas de modo ordenado e seguro. Uma caixa de entrada bem organizada simplifica a visualização de e-mail corporativo importantes, possibilita a exclusão do que não é relevante e evita equívocos.

Todavia, para usufruir dessas vantagens, é preciso saber usá-lo de maneira eficiente. Do contrário, o que deveria ser uma ferramenta capaz de otimizar o dia a dia corporativo, transforma-se numa armadilha repleta de distrações responsáveis por diminuir a produtividade do colaborador.

Confira algumas dicas de como usar seu e-mail corporativo de maneira eficaz:

Confira as mensagens assim que chegar ao trabalho

Checar o email corporativo logo no início do expediente evita que você realize trabalhos desnecessários e ajuda a estabelecer as prioridades do dia mais facilmente.

Estabeleça um prazo de resposta

Não se preocupe em responder imediatamente, a regra principal é enviar um parecer até o fim do mesmo dia e, se o assunto for urgente, o melhor é usar o telefone.

Avalie a necessidade de resposta

Lembre-se de que o tempo é valioso, então, responda somente o que de fato exige um parecer. Isso evita a troca desnecessária de e-mails. Mande cópias apenas para quem precisa mesmo receber o conteúdo. Usar muitos destinatários pode gerar uma grande quantidade de respostas.

Arquive tudo o que já foi resolvido

Com essa ação você deixa a caixa de entrada livre e não confunde as mensagens. Criar pastas é mais uma atitude que ajuda a manter as conversas em ordem. Os marcadores também são um excelente recurso na hora de separar e procurar email corporativo.

Tenha cuidado ao escrever

Um e-mail profissional é um documento e, por isso, precisa ser formal. A mensagem ficará registrada e provavelmente será vista por várias pessoas da corporação, então deve ser bem redigida. Ao escrever, seja claro, objetivo, conciso e cordial. Não se esqueça de usar “bom dia”, “prezado (a)”, “atenciosamente”, entre outras.

Caso o assunto exija um texto longo, tente usar tópicos e marcadores para segmentar melhor o assunto e facilitar a leitura. Mais uma dica é inserir o destinatário somente depois de terminar o e-mail para evitar que a mensagem seja encaminhada pela metade.

e-mails trabalho

Um e-mail profissional é um documento e, por isso, precisa ser formal.

Separe o pessoal do profissional

Assim, você evita distrações enquanto confere os e-mails de trabalho, não sobrecarrega sua caixa de entrada e não expõe o e-mail corporativo a vírus.

Seguindo essas dicas, você otimiza seu tempo no trabalho e garante melhores oportunidades para a sua carreira profissional.