Gestão de projetos: o que é, para que serve e como aplicar

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A gestão de projetos exige estratégia, foco e líderes bem capacitados.
E isso acontece principalmente por não se tratar de uma abordagem inteiramente nova, mas extremamente requisitada e necessária diante da transformação digital do mercado.
Você já reparou no número crescente de ofertas de emprego publicadas no LinkedIn para gestores de projetos?
Elas refletem a realidade de um contexto corporativo conectado e globalizado, com culturas organizacionais que prezam por inovação, tecnologia e qualidade na entrega de resultados.
Em um mundo cada vez mais guiado pela inteligência artificial, não é de se estranhar que as organizações invistam em gestão de projetos.
O Project Management Institute (PMI) – uma das instituições mais respeitadas na formação de gestores de projetos – aponta que cerca de 20% do Produto Interno Bruto (PIB) global é investido na execução de projetos.
Em números, são mais de 12 trilhões de dólares aplicados em projetos direcionados à criação ou ao aprimoramento de novos produtos e serviços.
Mas quem são as pessoas responsáveis pela gestão de projetos?
Quais são as competências que um líder de projetos precisa dominar para ser bem-sucedido?
Siga a leitura e confira os principais insights sobre o tema.

O que é gestão de projetos?

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A gestão de projetos é uma atividade que envolve o domínio e a aplicação de conhecimentos teóricos, técnicas práticas e habilidades comportamentais para garantir o êxito de um determinado projeto.
Em outras palavras, a estratégia de gerenciamento tem como principal finalidade garantir que o projeto seja concluído com êxito, em sintonia com as metas e os prazos estabelecidos durante seu planejamento inicial.
A definição do PMBOK, material desenvolvido pelo PMI sobre gestão de projetos, explica a atividade nos seguintes termos:
Gerenciamento de projetos é a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto para atender aos seus requisitos”.
Trata-se, portanto, de uma atividade de gerenciamento que envolve tanto competências técnicas, quanto habilidades de liderança envolvendo inteligência social e emocional.

O que é um projeto?

Um projeto é uma espécie de força-tarefa que engloba uma série de atividades pontuais, realizadas em grupo e de forma temporária.
O que diferencia um projeto de outras atividades operacionais é que ele possui um destino específico e tem como propósito a criação de um produto, serviço ou a conquista de um resultado pré-determinado.
Uma analogia certamente vai ajudar a esclarecer melhor o conceito de projeto e de gestão de projetos.
Você se lembra do período em que estava na escola e a professora parava em frente à turma e dizia: “hoje vamos começar um projeto de geografia!”?
Então, ela determinava grupos de alunos para realizar a atividade, estabelecia o que deveria ser feito e o tempo para a entrega.
Dentro de uma empresa, a lógica é a mesma.
O projeto obedece a um calendário, com uma operação específica, estruturada com o objetivo de atingir um determinado fim em um prazo pré-determinado.

Para que serve a gestão de projeto?

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A gestão de projetos serve para organizar a operação.
Mais uma vez, lembre a  analogia do tópico anterior, com a professora de geografia.
Na época da escola, você deve recordar que, entre os membros do grupo, geralmente alguém assumia a coordenação das tarefas de execução do projeto.
Afinal, sem uma liderança capaz de guiar todas as pessoas e verificar o andamento de cada etapa, havia um risco iminente de o projeto não ser entregue no prazo.
Ou, até mesmo, de ser entregue em péssima qualidade.
A realidade do mercado de trabalho não é muito diferente.
Um verdadeiro líder de projetos ajuda a garantir o êxito da operação, mantendo os prazos em mente e viabilizando soluções para os problemas que surgem no caminho.

Quais as vantagens da gestão de projetos?

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As principais vantagens práticas da gestão de projetos são referentes à organização da operação.
Entre elas, o cumprimento de prazos, a motivação da equipe, a minimização de riscos, a agilidade nas decisões e, consequentemente, o êxito da entrega.
Mas os benefícios vão além disso.
Afinal, qual é o objetivo final do projeto? Deixar o cliente satisfeito.
Em um artigo publicado pela Harvard Business Review Brasil, os autores Scott Anthony, David Duncan e Pontus M.A. Siren também defendem que uma boa gestão de projetos ajuda a evitar a proliferação dos chamados “Projetos Zumbis” nas organizações.
Ou seja: previne aquelas operações que falham em cumprir seu propósito inicial e ainda assim são mantidas, sugando recursos diariamente.

Por que investir na gestão de projetos?   

Ao aliar soft skills e habilidades técnicas, o investimento em um bom gestor de projetos viabiliza às organizações uma inovação mais rápida frente às oscilações de um mercado extremamente veloz, guiado pela tecnologia.
Uma boa gestão de projetos permite que a empresa se mantenha atualizada, sem prejudicar a qualidade dos produtos e serviços ofertados.
Inclusive, você sabe quais são as empresas que trouxeram a cultura de gestão de projetos novamente aos holofotes?
Se você pensou nas empresas do Vale do Silício, como Tesla, Google, Facebook e Amazon, acertou.
Nessas organizações, uma gestão de projetos eficiente tem sido responsável por uma melhora exponencial na experiência dos clientes e, até mesmo, na economia global – como é exposto na biografia do empreendedor Elon Musk (Editora Intrínseca, 2015)

Ciclo de vida de projeto

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Agora que você já compreendeu o que é a gestão de projetos e sua importância, vamos à parte técnica.
O ciclo de vida de projeto diz respeito às fases de execução da operação – desde o planejamento, até a entrega final.
Essa mensuração é de extrema importância.
É ela a principal responsável por garantir o cumprimento das metas e dos prazos.
A seguir, você vai entender as etapas do ciclo de vida de um projeto.

Quais as 5 fases do processo de gestão de projeto?   

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O ciclo de vida de um projeto bem estruturado envolve cinco fases.
Confira todas elas!

1. Iniciação

É a etapa que determina a justificativa do projeto, o mapeamento de um excelente gestor de projetos e a verificação de custos e viabilidade de execução.

2. Planejamento

Envolve a estruturação de um plano consistente e realista para a execução do projeto.
Também contempla a definição de etapas e habilidades que vão ser requisitadas na operação.

3. Execução

Finalizado o planejamento, a próxima etapa é a prática.
A execução consiste em transformar o plano em ação.

4. Controle e monitoramento

Esta etapa não acontece após a anterior, mas simultaneamente.
Durante a fase de execução, o monitoramento da saúde do projeto deve acontecer diariamente.

5. Encerramento

Simboliza a fase de encerramento formal do projeto, tendo ele sido bem-sucedido ou não.
Seu objetivo é identificar pontos fortes e fracos, além de oportunidades de melhorias.

Conheça as metodologias de gestão de projetos   

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A gestão de projetos pode ser colocada em prática a partir de uma série de metodologias.
O Guia PBM, do qual falamos no início deste artigo, não chega a apresentar uma série de etapas práticas, mas traz orientações do que seria um modelo de projetos bem-sucedido.
O Método Scrum, por sua vez, simboliza uma metodologia ágil para execução de projetos.
No livro Scrum: A Arte de Fazer o Dobro de Trabalho na Metade do Tempo (Editora Leya, 2014), os empreendedores Jeff Sutherland e J.J. Sutherland expõem a essência da metodologia.
Com o propósito de acelerar entregas e resultados, a obra divide a gestão em etapas chamadas de sprints diários ou semanais.
Ao fim de cada uma delas, a equipe deve se reunir para uma avaliação de resultados.
Conforme os autores, a estimativa é de um ganho de produtividade de até 1.200%.

O que são técnicas de gestão de projeto e por que utilizá-las?

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As técnicas de gestão de projetos são ferramentas extremamente úteis para ajudar os líderes a sustentar suas decisões e seu posicionamento durante a execução de um projeto.
Além de definir uma metodologia, é necessário apostar em estratégias durante o percurso.
Algumas delas são expostas na obra que aborda o método Scrum.
Abaixo, você vai compreender em detalhes algumas delas.

Principais técnicas de gestão de projetos

Jeff Sutherland e J.J. Sutherland mencionam técnicas como:

  • Trabalhar o propósito transcendente das equipes, para que se tornem autônomas e multifuncionais
  • Não adivinhar, seguir o planejamento e direcionar a ação rumo ao aperfeiçoamento contínuo
  • Repetir processos em ciclos regulares: se uma reunião diária de 10 minutos impulsionar a performance da equipe, coloque-a em prática
  • Manter o foco externo: na natureza, sistemas adaptativos complexos seguem regras simples. “Olhe para fora quando precisar de respostas”, sugerem os autores.

Quais os principais indicadores de desempenho de projetos?

Para identificar se um projeto está indo na direção certa, vale a pena observar alguns indicadores.

Confira quais são eles:

  • Índice de Desempenho de Prazo (IDP): indicador que demonstra como está o andamento do projeto em relação ao cronograma preestabelecido.
  • Índice de Desempenho de Custo (IDC): mensura o custo do projeto em relação ao orçamento previsto e disponível inicialmente.
  • Taxa de Tarefas Realizadas: monitora o volume de tarefas já feitas e das ainda previstas, para verificar prazos e andamento do projeto.

Qual o papel do gerente de projetos?   

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O papel do gerente de projetos é coordenar, motivar a equipe e, ainda, garantir os prazos de execução da operação.
É ele quem vai responder pelo projeto e achar soluções para os obstáculos que surgirem no caminho.
Por isso, o gestor de projetos assume um papel de liderança.
Naturalmente, isso exige o domínio de uma série de competências.
A seguir, vamos falar um pouco mais sobre elas.

Quais são as habilidades necessárias para o gerente de projetos?   

As habilidades técnicas e intelectuais exigidas de um gestor de projetos podem variar conforme a empresa em questão.
Mas há uma série de competências de nível comportamental indispensáveis em todos os âmbitos: visão holística, comunicação assertiva, disciplina e foco estão entre as principais.
Em entrevista à Revista HSM Management, o executivo Ricardo Vargas, que foi gestor de projetos do Escritório de Serviços de Projetos das Nações Unidas (UNOPS) entre 2012 e 2016, menciona algumas habilidades que julga essenciais ao gestor de projetos.
Entre elas, Vargas cita a automotivação, o planejamento pessoal e o equilíbrio mental.
Agora, uma dica importante: um processo de coaching executivo pode ajudar a desenvolvê-las.

Como fazer um bom gerenciamento de projetos?

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Fazer um bom gerenciamento de projetos demanda, basicamente, um excelente domínio de ferramentas técnicas e comportamentais.
O auxílio de um software de organização e controle de horas, por exemplo, representa uma excelente estratégia para garantir prazos e entregas.
Mas é claro que só isso não basta.
Como você já deve ter observado, a gestão de projetos envolve uma série de conhecimentos.
Além das emoções, o gestor deve estar apto a fazer uma boa gestão de custos, de tempo, de comunicação e de recursos humanos.
De forma geral, deve dominar competências técnicas e interpessoais.
Em resumo, precisa ser um profissional verdadeiramente completo.

Qual a diferença entre projeto e processo?   

A principal diferença entre projeto e processo é que, enquanto o primeiro engloba uma série de atividades para um fim específico dentro de um prazo determinado, o segundo envolve a coordenação de tais atividades para garantir que ocorram da forma correta.
De maneira simplificada, um processo é simplesmente uma sequência de etapas para se chegar a um determinado fim.
Algumas pessoas confundem projeto e processo.
Na verdade, ambos os conceitos se relacionam.
Processos bem delimitados são essenciais para um projeto bem-sucedido.

Gestão de processos e projetos: lições aprendidas para uma boa gestão   

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O que garante a excelência na gestão de projetos?
Em artigo publicado no LinkedIn, o gestor de projetos Ricardo Santos Geraidine, do A.C.Camargo Cancer Center, menciona alguns pontos estratégicos da gestão de projetos bem-sucedida.
O primeiro deles é compreender os desafios que as equipes em cada setor envolvido enfrenta.
Outro ponto de destaque citado é a escolha de um gerente que domine técnicas de planejamento.
Para completar, ele menciona também a tecnologia, o que passa pela escolha de um excelente software de gestão.

Dicas para transformar sua gestão de projetos em vantagem competitiva

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Você se lembra das estimativas de que uma gestão de projetos com uma excelente metodologia, como o Scrum, gera ganhos de até 1.200% de aumento em produtividade?
Para isso, vale a pena conferir algumas dicas específicas para garantir tal vantagem:

  • Invista em capital humano: nenhum projeto é executado sem pessoas. Seja assertivo no recrutamento
  • Estabeleça em uma linha de diálogo clara: assim, você mantém a equipe envolvida
  • Utilize a tecnologia a seu favor: pesquise sobre softwares que auxiliam na gestão dos processos.

Qual o impacto da evolução da tecnologia na gestão de projetos?   

Conforme dados da Associação Brasileira de Empresas de Software (ABES) publicados pela Revista Exame, o Brasil é o 9º maior mercado de software e serviços de TI do mundo.
Cada vez mais empresas brasileiras apostam em softwares de sistemas de gestão.
Com eles, os processos podem ser organizados e monitorados com mais facilidade.
O resultado? Mais agilidade na gestão e qualidade nos resultados.
E, não raro, mais rapidez na entrega.

Os benefícios de um software de gestão de projetos

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Em seu livro 21 Lições para o Século 21 (Companhia das Letras, 2018), o historiador Yuval Harari reforça que, em muitos aspectos, a inteligência artificial supera as habilidades humanas.
Portanto, em gestão de projetos, um software é extremamente útil – principalmente em termos de organização.
É possível citar, pelo menos, quatro benefícios estratégicos de um software:

  • Gerenciamento simplificado do fluxo de tarefas
  • Padronização e consulta de indicadores facilitada
  • Monitoramento de processos
  • Controle de horas trabalhadas por etapa

Dicas para escolher o melhor software de gestão de projetos   

Há diversas alternativas de softwares de gestão de projetos disponíveis no mercado atualmente.
Para escolher a mais adequada às suas necessidades, vale a pena observar alguns pontos específicos.
Avaliar as funcionalidades disponíveis para a sua necessidade e o custo-benefício em relação às demandas é fundamental.
Conversar com pessoas que já utilizaram diferentes sistemas também pode ajudar.
Assim, você pode ser mais assertivo no momento da escolha.

Quais as certificações mais importantes em gestão de projetos?   

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Uma certificação em gestão de projetos é extremamente importante para líderes que desejam atuar nessa atividade dentro das organizações.
Os principais certificados, emitidos pelo Project Management Institute, são os seguintes:

  • PMP (Project Management Professional)
  • CAPM (Certified Associate in Project Management)
  • PgMP (Program Management Professional)
  • PMI-ACP (PMI Agile Certified Practitioner)

Cursos de gestão de projetos na modalidade livre

Os cursos de gestão de projetos na modalidade livre são aqueles que não demandam nenhum pré-requisito para ingresso.
Instituições como a Universidade de São Paulo (USP), a Fundação Instituto de Administração (FIA) e a Euax são lembradas pelas formações que oferecem nessa área.
Já o processo de coaching executivo pode ser extremamente útil para líderes que desejam focar no desenvolvimento das competências de liderança essenciais na gestão de projetos.
A SBCoaching oferece cursos de excelência na área de coaching executivo.
Para conferir mais informações, acesse a nossa agenda de cursos.

Conclusão

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Uma gestão de projetos eficiente resulta em maior produtividade e, consequentemente, em vantagem competitiva.
Foi o que revelou um estudo feito com empresários de 94 organizações e publicado pela Revista Ietec.
Nele, 61% dos entrevistados sinalizaram que, com uma boa gestão de projetos, há maior comprometimento com objetivos e resultados.
Mas para garantir o êxito de uma operação, dominar competências técnicas e comportamentais é indispensável.
Por isso, não se concentre apenas em métodos ágeis, softwares e competências técnicas.
É preciso reforçar suas habilidades e capacidades interpessoais, como a liderança, a comunicação e a persuasão.
E, nessa jornada, nada melhor do que contar com o coaching como seu aliado.
Com o suporte dessa metodologia, você vai enxergar com clareza suas metas e visualizar o mapa para chegar até elas.
Também irá encontrar atalhos e ferramentas para desenvolver todas as competências e habilidades interpessoais para a conquista dos seus objetivos no trabalho.
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Brian Tracy

Brian Tracy é uma das maiores autoridades em coaching e negócios do mundo: em mais de 30 anos de atuação, passaram por suas palestras e seminários mais de 5 milhões de pessoas. Já atuou como coach e consultor em mais de mil empresas. Autor de dezenas de best-sellers, foi homenageado em 2011 com o Lifetime Achievement Award, concedido pela National Academy of Best Selling Authors. É fundador e CEO da Brian Tracy International, tem uma carreira de sucesso, principalmente nos setores de vendas e marketing, investimentos, desenvolvimento imobiliário, importação, distribuição e consultoria de gestão.

Flora Victória

Flora Victoria é fundadora da Sociedade Brasileira de Coaching, presidente da SBCOACHING Training e Mestre em Psicologia Positiva Aplicada pela University of Pennsylvania. Diretora educacional das empresas do SBCOACHING Group e founding fellow do Institute of Coaching (IOC) – órgão afiliado à Harvard Medical School dedicado ao avanço do coaching, Flora é considerada a maior especialista em psicologia positiva aplicada ao coaching do país. Seu trabalho precursor resultou na criação do primeiro treinamento de positive coaching do Brasil. Pioneira na condução de projetos de pesquisa e comprovação científica do coaching no país, tem contribuído significativamente para consolidar a credibilidade desse processo e estimular seu desenvolvimento no Brasil e no mundo.

Como trainer e master coach, Flora já participou da formação de mais de 45 mil coaches no Brasil. Responsável pelas parcerias internacionais firmadas pela SBCOACHING com instituições globais, Flora tem trazido para o Brasil o que há de melhor e de mais atual no coaching internacional. Flora representa a Sociedade Brasileira de Coaching como membro da Graduate School Alliance for Executive Coaching (GSAEC), instituição especializada no ensino acadêmico do coaching, e da Association for Coaching (AC), credenciadora internacional presente em mais de 50 países.

Escritora de obras que são referência no coaching mundial, Flora é coautora dos livros Personal & Professional Coaching®, Executive & Business Coaching®, Positive Psychology Coaching® e Career Coaching®, entre outros. Em parceria com Brian Tracy e Villela da Matta, escreveu Estratégias Avançadas de Vendas e Engajamento Total. Como parte de sua contribuição para o coaching global, Flora foi convidada a integrar uma equipe internacional cujo objetivo foi discutir e compreender a diversidade do coaching no mundo. Esse trabalho resultou no livro Diversity in Coaching: Working with Gender, Culture, Race and Age, lançado pela Association for Coaching (AC). Como especialista em coaching, negócios, liderança e psicologia positiva, escreve artigos para a Revista SBCOACHING, para a Revista Científica Brasileira de Coaching e para diversos portais.

Com graduações acadêmicas e especializações nas áreas de Governança Corporativa pela Harvard Business School, MBA pela FGV, Marketing pela ESPM e Tecnologia pela USCS, a expert em ciências comportamentais, Flora, aplica seu sólido conhecimento teórico e prático para contribuir com diferentes públicos na conquista de resultados e aumento de realizações.

Com uma experiência organizacional consolidada ao longo de 30 anos, antes de fundar a SBCOACHING Flora foi executiva da Claro e atuou em grandes empresas como Volkswagen, Ford e Bell South, nas áreas de planejamento estratégico, gestão de mudanças, governança corporativa, tecnologia e finanças. À frente da SBCOACHING Training™, dedica-se continuamente a expandir o portfólio de serviços e a elevar cada vez mais a qualidade e a eficácia do coaching.