Subsistemas de RH: quais são, para que servem e importância

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Que a gestão de pessoas é uma área cada vez mais valorizada não é novidade para ninguém.

Não por acaso, as atividades do setor estão cada vez mais complexas e vale a penas investir nos chamados subsistemas de RH.

Os resultados, acredite, podem surpreender você.

Mas você sabe o que são e como podem facilitar o trabalho? É justamente sobre esses e outros tópicos que falaremos ao longo do artigo.

Ficou curioso? Então, boa leitura!

O que são subsistemas de RH?

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O setor de recursos humanos é responsável por muitas atividades dentro de uma empresa, sempre relacionadas à gestão de pessoas.

E os subsistemas de RH servem como organizadores dessas funções.

Para se certificar de que todas as áreas estão desempenhando o seu papel, vale recorrer aos ensinamentos do pesquisador e escritor brasileiro Idalberto Chiavenato.

Ele separou o departamento de recursos humanos em cinco grandes partes:

  • Provisão de recursos humanos
  • Aplicação de pessoas
  • Manutenção de pessoas
  • Desenvolvimento de pessoas
  • Monitoramento de pessoas.

Segundo Chiavenato, que é especialista em administração de empresas e gestão de pessoas, quanto mais unidos e estruturados esses subsistemas estiverem, maiores são as chances de realização de um bom trabalho por parte do setor de RH.

Pilares da gestão de pessoas

A gestão de pessoas de uma empresa, como o próprio nome já entrega, tem como principal missão administrar o capital humano da melhor forma possível.

Sua função não termina na organização e na aplicação de um processo seletivo para recrutar os melhores profissionais para determinadas vagas.

A sua atuação vai muito além e consiste em manter os colaboradores motivados para produzirem mais e melhor.

Por isso, podemos dizer que a gestão de pessoas se baseia em cinco pilares básicos:

Para que serve um subsistema de RH?

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Um subsistema de RH pode servir para os mais variados fins dentro do departamento de recursos humanos.

Tudo vai depender de qual área ele estiver destinado a cobrir.

Mas, de forma geral, sua principal função é garantir a máxima eficiência na gestão de pessoas.

Ao delimitar segmentos específicos de atuação, com profissionais altamente capacitados para desempenhar as suas atividades, a tendência é que a administração do capital humano se torne mais completa.

Quais são os subsistemas de RH e o que cada um faz?

Já citamos quais são os cinco subsistemas de RH definidos por Chiavenato, mas que tal agora conhecer um pouquinho mais sobre o funcionamento de cada um deles?

Confira:

Provisão de recursos humanos

Setor responsável pela contratação de pessoas, é na provisão de recursos humanos que são montadas as estratégias de elaboração do processo seletivo para as vagas disponíveis na companhia.

Profissionais desse subsistema devem decidir qual é o tipo de recrutamento mais indicado para o cenário que se apresenta.

Será que o interno é o melhor modelo? Quem sabe o externo pode oxigenar a equipe? Ou o misto pode ser o mais completo?

Também é nessa área que as outras etapas relacionadas ao cargo em questão são trabalhadas.

Os candidatos devem ser submetidos a uma dinâmica de grupo? Algum teste de perfil comportamental vai ser aplicado? Uma avaliação técnica servirá como critério?

O ideal é que todas essas informações sejam levantadas a partir de um estudo de mercado, levando em conta as principais tendências adotadas no campo das admissões.

Aplicação de pessoas

Depois de contratado, o profissional precisa ser alocado no seu cargo, e é justamente aí que entra o segundo subsistema de RH.

A aplicação de pessoas consiste em, primeiramente, realizar uma análise para verificar se o patamar salarial é condizente com as atividades a serem desempenhadas pelo novo funcionário.

Caso esteja tudo certo nessa parte, o setor fica encarregado de integrar o calouro o mais rápido possível à sua rotina de trabalho.

Mostrar as diretrizes e a cultura organizacional da empresa, a estrutura total e o espaço onde ele vai operar, além de apresentar o novato aos seus colegas, são as primeiras medidas para facilitar a ambientação.

Muitas dessas questões podem ser resolvidas com atividades lúdicas de interação. Uma dinâmica de apresentação costuma funcionar bem nesses casos.

A última e principal atribuição desse segmento é a realização da chamada análise de desempenho.

O conjunto de iniciativas visa atestar se o profissional contratado já se adaptou à sua função, se os seus números encontrados estão próximos ou iguais aos da sua equipe, entre outros indicadores.

Vale ressaltar que não são somente as novas admissões que são submetidas às avaliações de performance: todos os colaboradores passam por esse teste.

Manutenção de pessoas

Como fazer para reter talentos e diminuir o índice de turnover, que indica a rotatividade na empresa?

Essas são duas das principais preocupações que o subsistema de manutenção de pessoas se empenha em equacionar.

Cabe aos profissionais destinados a essa área de RH elaborar estratégias para motivar e engajar seu capital humano, de forma que os colaboradores se sintam valorizados e realizados em trabalhar onde estão.

Diversas ações podem ser desenvolvidas aqui, tais como:

O respeito às leis trabalhistas é um dever de qualquer empregador, e é justamente por isso que merece uma atenção especial.

O cumprimento das horas de trabalho, o intervalo entre jornadas, o pagamento de horas extras e a obediência a outros artigos presentes na CLT e em acordos sindicais também são de responsabilidade deste setor.

Desenvolvimento de pessoas

O conhecimento move o mundo e as pessoas – neste caso, os trabalhadores – devem estar sempre em busca de novos saberes.

É papel da empresa propiciar oportunidades de desenvolvimento profissional. Para tanto, o quarto subsistema de RH se dedica a isso.

Treinamentos, cursos, workshops, oficinas, congressos, palestras, simpósios e outras iniciativas são exemplos de atividades que buscam aprimorar habilidades que serão úteis aos profissionais na rotina de trabalho.

Não estamos falando apenas de competências técnicas, mas também de habilidades comportamentais, as quais vão fazer toda a diferença na trajetória corporativa dos colaboradores dentro da empresa e em suas carreiras.

Monitoramento de pessoas

Independentemente do tamanho da empresa, é muito importante ter um banco de dados de todos os seus funcionários.

Informações relevantes, documentos, currículos, contratos de trabalho e o perfil detalhado devem ser armazenados com organização.

Ter todos esses materiais catalogados é função do monitoramento de pessoas, mas essa é uma área que colabora com todas os subsistemas de RH.

Sempre que o gestor desejar realizar atividade com determinado colaborador, é só consultar a sua pasta.

Na hora de escolher qual profissional precisa aprimorar uma habilidade, por exemplo, basta conferir o seu histórico e ver quando foi a última vez que ele participou de um treinamento.

Ou seja, esse subsistema funciona como um grande registro geral, que fornece todos os subsídios necessários para balizar decisões.

Quais são as vantagens de ter um sistema de ARH?

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Ter um sistema de administração de recursos humanos bem organizado traz inúmeras vantagens para sua empresa.

Muitos deles já apareceram ao longo do artigo, quando falamos individualmente sobre os subsistemas de RH.

Mas para que não tenha dúvidas, confira na lista abaixo os principais benefícios:

  • Mais assertividade nos processos seletivos
  • Diminuição nos índices de turnover  
  • Maior rapidez na integração de novos colaboradores
  • Fortalecimento do trabalho em equipe
  • Crescimento da motivação e do engajamento dos funcionários
  • Identificação de talentos
  • Análises de desempenho mais eficientes
  • Alinhamento de metas entre empresa e colaboradores
  • Gestão mais organizada.

A tecnologia e a gestão dos subsistemas de RH

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A tecnologia está presente em diferentes áreas para tornar processos mais ágeis, menos burocráticos e com menor margem para erros e mal-entendidos.

No setor de recursos humanos, não foi diferente.

As ferramentas digitais chegaram para ficar e facilitam bastante a rotina de quem trabalha com gestão de pessoas.

Por que investir em tecnologia para a gestão dos subsistemas de RH?

Como ressaltamos, essa é uma tendência mundial.

Mas se ainda tem dúvidas se vale a pena ou não investir em aparatos tecnológicos na administração dos subsistemas de RH, preste atenção.

Nós separamos três motivos que podem ajudar você a se decidir.

1. Gerenciar perfis de colaboradores

Acertar na contratação de colaboradores é um dos principais desafios de um setor de recursos humanos.

Afinal, são diversas variáveis que estão em jogo na hora de escolher o candidato ideal para a vaga determinada.

Essa tarefa pode ser facilitada com um sistema informatizado de gerenciamento de perfis de profissionais.

Chega de admitir alguém e, poucos meses depois, esse profissional deixar o time porque não cumpriu as expectativas ou não se adaptou à rotina.

Isso não é bom nem para a empresa, já que organizações com índices de turnover altos são evitadas pelos melhores profissionais.

Com programas de acompanhamento de talentos, você nem precisa recorrer ao recrutamento externo em muitos casos.

O próprio colaborador atual pode ter o perfil ideal para ocupar o cargo que está vago.

Mas isso só é possível observar com uma coordenação vigilante das habilidades e competências de cada um dos seus funcionários.

2. Upgrade na comunicação

Apesar da conversa olho no olho ainda ser muito importante no ambiente corporativo, hoje em dia, a comunicação tem exigências mais amplas.

Nesse sentido, videoconferência, aplicativos de telepresença e dispositivos móveis surgem como aliados dos processos de RH.

São diversas opções de contato que podem fazer com que os gestores acompanhem seus colaboradores de forma ainda mais próxima.

Por meio de um sistema informatizado de tabelas, por exemplo, os funcionários podem atualizar suas atividades em tempo real, facilitando a elaboração de feedbacks, tão baseados na produtividade dos profissionais.

Por falar em feedbacks, eles mesmos podem ganhar uma nova roupagem com o auxílio da tecnologia.

Por meio de um app de agenda eletrônica, é possível registrar todos as informações passadas anteriormente, guiando o profissional e impedindo que ele cometa os mesmos erros.

3. Controle de entrada e saída

Já passou o tempo no qual os funcionários tinham que anotar o seu horário de entrada e saída para depois repassar aos seus superiores para o controle manual de ponto.

Com o ponto eletrônico, não só o RH pode ter acesso às informações atualizadas sobre o acesso de cada colaborador, como os próprios trabalhadores podem ver informações sobre suas horas extras e verificar extratos.

É uma forma de dar liberdade aos seus profissionais e também de cobrar responsabilidade deles.

Exemplos de ferramentas para a gestão de subsistemas de RH

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Viu só quantas vantagens a tecnologia pode trazer para a gestão de subsistemas de recursos humanos?

Aliada a outras ferramentas, sua colaboração pode ser ainda mais efetiva.

Dê uma olhada em mais esses exemplos que separamos para você:

Aplicativos

Está cada vez mais difícil alguém abrir um jornal e procurar um emprego nos classificados, principalmente para as gerações mais novas.

Hoje em dia, tudo é feito através de redes sociais e sites especializados.

Por isso, empresas que querem atrair novos talentos precisam investir em aplicativos que tragam informações de todo o processo seletivo e das etapas de recrutamento, por exemplo.

Se não quiserem criar um app específico da companhia, uma alternativa é cadastrar suas vagas em grandes portais de contratações, que disponibilizam esse serviço para dispositivos móveis também.

Plataformas colaborativas

As chamadas crowdsourcing já são populares no mercado há algum tempo.

As plataformas colaborativas abrem oportunidades para quem deseja desenvolver algum produto novo ou criar um serviço inovador.

Uma forma inteligente de colocar esse conceito em prática é promover desafios aos próprios colaboradores ou ao público em geral, convidando a apresentarem ideias para o próximo lançamento da empresa.

Assim, os donos das sacadas mais criativas são pré-selecionados para colocar o seu projeto em prática.

O grande vencedor, aquele que realizar um produto que atenda por completo as necessidades da companhia, pode ganhar prêmios dos mais variados tipos.

Treinamentos e-Learning

A educação se transformou com o passar do tempo.

Uma prova está nas instituições de ensino a distância, que hoje são uma realidade e têm ganho cada vez mais adeptos devido à praticidade.

Os treinamentos e-Learning entram nessa mesma lógica.

Eles capacitam profissionais a desempenhar suas funções com mais desenvoltura e assertividade.

Recomendada para empresas dos mais diferentes portes, a modalidade de treinamento a distância é uma alternativa mais maleável de desenvolvimento profissional, que se encaixa na rotina pesada dos trabalhadores.

Além disso, também possibilita um ensino de qualidade, que transmite as informações de maneira uniforme e padronizada a todos os envolvidos.

Se você colocar no seu orçamento, vai perceber que o e-Learning tende a ser um treinamento mais barato, na comparação com um modelo tradicional.

Isso porque se economiza com a locação de espaços físicos, impressão de materiais, entre outros custos fixos presentes em um método de capacitação presencial.

Tecnologia analytics

As ferramentas de tecnologia analytics estão entre as principais revoluções no setor de recursos humanos.

Por meio delas, é possível mapear comportamentos e construir o perfil ideal para a contratação.

O seu funcionamento é simples: basta você inserir todas as habilidades que considera relevantes para determinada vaga e o programa faz o resto do serviço.

Baseado nas informações digitadas, ele acessa o banco de dados e seleciona todos os candidatos que se encaixam nos requisitos.

Alguns modelos ainda possuem um plugin que traça uma previsão de longo prazo de cada um dos selecionados.

Assim, é possível pesar os prós e contras e estimar qual colaborador pode dar a melhor resposta.

Fique por dentro: algumas áreas do RH e sua média salarial

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O setor de gestão de pessoas passa por uma valorização muito grande no mercado.

Segundo o Guia Salarial 2019, da Robert Half, uma das maiores empresas de recrutamento do mundo, todas áreas do RH tiveram aumentos médios de salário quando comparadas com o material lançado no início de 2018.

Por exemplo, o gerente e o coordenador de RH em empresas de grande porte (com faturamento anual superior a 500 milhões de reais) tiveram valorização de 6,5% e 6,1%, respectivamente, sendo os dois cargos com os maiores aumentos em relação ao ano passado.

Confira outros exemplos, conforme o levantamento da Robert Half:

  • Diretor de RH: em empresas de grande porte, média salarial entre 25 mil e 55 mil reais
  • Gerente de RH: em empresas de grande porte, média salarial entre 13 mil e 20 mil reais
  • Coordenador de RH: em empresas de grande porte, média salarial entre nove mil e 14,5 mil reais
  • Analista de RH: em empresas de pequeno e médio porte, média salarial entre quatro e sete mil reais.

Como o coaching pode contribuir

subsistemas de RH como coaching pode contribuir

A gestão de RH, como vimos, tem muito a ver com administrar o desenvolvimento de capacitações. Afinal, o crescimento profissional só se dá a partir disso.

No entanto, nem sempre o colaborador consegue potencializar determinadas habilidades e eliminar certas carências de maneira natural

E é justamente nesse sentido que o coaching pode contribuir: oferecer todo o suporte necessário para a evolução profissional e pessoal do ser humano.

A metodologia de coaching funciona como uma espécie de facilitadora, capaz de maximizar a capacidade de cada um e permitir que atinjam resultados mais assertivos e alinhados com as expectativas da própria empresa.

Isso é possível a partir do desenvolvimento de competências comportamentais, trabalhadas com o acompanhamento do coach, um profissional especializado na área.

Quer saber mais sobre as possibilidades oferecidas? Acesse o site da SBCoaching e conheça nossos cursos de formação e treinamentos.

Conclusão

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Uma das formas de ter uma gestão de pessoas eficaz é dividindo o seu setor de RH em subsistemas.

Quando cada área é responsável por atividades específicas, fica mais fácil garantir que todas as etapas vão ser tratadas igualmente.

Então, coloque em prática o conhecimento e as dicas que conferiu nesta leitura.

É só esperar os resultados aparecerem para comprovar essa eficácia.

O que achou do artigo? Deixe o seu comentário, dúvida ou opinião.

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Brian Tracy

Brian Tracy é uma das maiores autoridades em coaching e negócios do mundo: em mais de 30 anos de atuação, passaram por suas palestras e seminários mais de 5 milhões de pessoas. Já atuou como coach e consultor em mais de mil empresas. Autor de dezenas de best-sellers, foi homenageado em 2011 com o Lifetime Achievement Award, concedido pela National Academy of Best Selling Authors. É fundador e CEO da Brian Tracy International, tem uma carreira de sucesso, principalmente nos setores de vendas e marketing, investimentos, desenvolvimento imobiliário, importação, distribuição e consultoria de gestão.

Flora Victória

Flora Victoria é fundadora da Sociedade Brasileira de Coaching, presidente da SBCOACHING Training e Mestre em Psicologia Positiva Aplicada pela University of Pennsylvania. Diretora educacional das empresas do SBCOACHING Group e founding fellow do Institute of Coaching (IOC) – órgão afiliado à Harvard Medical School dedicado ao avanço do coaching, Flora é considerada a maior especialista em psicologia positiva aplicada ao coaching do país. Seu trabalho precursor resultou na criação do primeiro treinamento de positive coaching do Brasil. Pioneira na condução de projetos de pesquisa e comprovação científica do coaching no país, tem contribuído significativamente para consolidar a credibilidade desse processo e estimular seu desenvolvimento no Brasil e no mundo.

Como trainer e master coach, Flora já participou da formação de mais de 45 mil coaches no Brasil. Responsável pelas parcerias internacionais firmadas pela SBCOACHING com instituições globais, Flora tem trazido para o Brasil o que há de melhor e de mais atual no coaching internacional. Flora representa a Sociedade Brasileira de Coaching como membro da Graduate School Alliance for Executive Coaching (GSAEC), instituição especializada no ensino acadêmico do coaching, e da Association for Coaching (AC), credenciadora internacional presente em mais de 50 países.

Escritora de obras que são referência no coaching mundial, Flora é coautora dos livros Personal & Professional Coaching®, Executive & Business Coaching®, Positive Psychology Coaching® e Career Coaching®, entre outros. Em parceria com Brian Tracy e Villela da Matta, escreveu Estratégias Avançadas de Vendas e Engajamento Total. Como parte de sua contribuição para o coaching global, Flora foi convidada a integrar uma equipe internacional cujo objetivo foi discutir e compreender a diversidade do coaching no mundo. Esse trabalho resultou no livro Diversity in Coaching: Working with Gender, Culture, Race and Age, lançado pela Association for Coaching (AC). Como especialista em coaching, negócios, liderança e psicologia positiva, escreve artigos para a Revista SBCOACHING, para a Revista Científica Brasileira de Coaching e para diversos portais.

Com graduações acadêmicas e especializações nas áreas de Governança Corporativa pela Harvard Business School, MBA pela FGV, Marketing pela ESPM e Tecnologia pela USCS, a expert em ciências comportamentais, Flora, aplica seu sólido conhecimento teórico e prático para contribuir com diferentes públicos na conquista de resultados e aumento de realizações.

Com uma experiência organizacional consolidada ao longo de 30 anos, antes de fundar a SBCOACHING Flora foi executiva da Claro e atuou em grandes empresas como Volkswagen, Ford e Bell South, nas áreas de planejamento estratégico, gestão de mudanças, governança corporativa, tecnologia e finanças. À frente da SBCOACHING Training™, dedica-se continuamente a expandir o portfólio de serviços e a elevar cada vez mais a qualidade e a eficácia do coaching.